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Bundesadler
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Das Protokoll sorgt für den reibungslosen Ablauf von Besuchen ausländischer Gäste sowie von Auslandsreisen des Bundespräsidenten, der Bundeskanzlerin und des Bundesaußenministers. Ebenso organisiert das Protokoll die Teilnahme der Bundeskanzlerin und des Bundesaußenministers an Konferenzen im In- und Ausland. Ein wichtiges Ziel der protokollarischen Arbeit ist es, den Rahmen und eine gute Atmosphäre für den erfolgreichen Verlauf von politischen Gesprächen zu schaffen. Ein weiterer wichtiger Teilbereich der Arbeit des Protokolls des Auswärtigen Amtes ist die Betreuung diplomatischer und konsularischer Vertretungen sowie internationaler Organisationen in Deutschland. Das Protokoll des Auswärtigen Amtes gliedert sich in fünf Referate mit unterschiedlichen Aufgaben. An der Spitze steht der Chef des Protokolls im Range eines Botschafters. Er wird vertreten von einem Gesandten. Das Protokoll beschäftigt über 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Laufbahnen des Dienstes.
Die Organisation von Staatsbesuchen
Bundespräsident Joachim Gauck empfängt Costa Ricas Präsidentin Laura Chinchilla Miranda
© Bundesregierung / Thomas Köhler
Ein Staatsbesuch ist ein herausgehobener Besuch eines Staatsoberhauptes, dem bei dieser Gelegenheit alle protokollarischen Ehren gewährt werden. Hierzu gehören die Begrüßung mit militärischen Ehren, die Kranzniederlegung an der Neuen Wache und ein Staatsbankett. Die Anzahl der eingehenden Staatsbesuche liegt in der Regel bei nicht mehr als vier pro Jahr.
Neben der Organisation von Staatsbesuchen betreut das Protokoll auch offizielle Besuche, Arbeits- und Terminbesuche von Staatsoberhäuptern, Regierungschefs und Außenministern sowie von Spitzenvertretern wichtiger internationaler Organisationen, z. B. dem Generalsekretär der Vereinten Nationen oder dem Präsidenten der EU-Kommission.
Neben diesen eingehenden Besuchen organisiert und betreut das Protokoll auch Auslandsreisen des Bundespräsidenten, der Bundeskanzlerin und des Bundesaußenministers. Die Verantwortung reicht von der Planung und Festlegung von Besuchs- und Reiseterminen über die detaillierte Ausarbeitung und Organisation der Programme bis zur Bereitstellung der erforderlichen Logistik. Auch die Ausrichtung von Essen und Empfängen, von der Einladungsliste über die Zusammenstellung der Menüs bis hin zum Blumenschmuck und der Auswahl eines musikalischen Rahmenprogramms, gehören dazu. Die Experten des Protokolls kümmern sich um die Auswahl von Geschenken, die kalligraphische Gestaltung von Menükarten, Veranstaltungsprogrammen und Einladungskarten und bemühen sich, auch ausgefallene Sonderwünsche zu erfüllen.
Die Organisation von internationalen Konferenzen
Internationale Konferenzen und multilaterale Treffen sind aus der Außenpolitik nicht mehr wegzudenken. Sie verkörpern die Entwicklung hin zu einer multilateralen Außenpolitik. Das Ende der bipolaren Welt, das Vordringen von Regionalorganisationen und die zunehmende Bedeutung der Vereinten Nationen fördern diese Entwicklung.
Das Protokoll organisiert die Teilnahme des Bundespräsidenten, der Bundeskanzlerin und des Außenministers an internationalen Konferenzen im In- und Ausland. Die Spanne reicht von Großveranstaltungen wie dem OSZE-Gipfel mit über 50 Delegationen, dem Weltwirtschaftsgipfel der G 8-Staaten, der Antisemitismuskonferenz und den Afghanistan-Konferenzen bis hin zu bilateralen Regierungskonsultationen wie mit Frankreich, Italien und anderen Staaten. Innerhalb der Europäischen Union finden jedes Jahr vier Gipfeltreffen der Staats- und Regierungschefs sowie eine Vielzahl von Treffen der Außen-minister statt.
Bei Konferenzen im Ausland sorgt das Protokoll für optimale Arbeitsbedingungen der deutschen Delegation. Dazu gehören die Buchung von Hotelzimmern, die Anmietung von Fahrzeugen, der Zugang zum Konferenzgeschehen, die Berücksichtigung unserer Sicherheitsanliegen oder die Vereinbarung von bilateralen Gesprächskontakten am Rande des Konferenzgeschehens.
Planung und Durchführung von Konferenzen im Inland erfordern eine Vielzahl von einzelnen Maßnahmen, die - aufeinander abgestimmt - einen flüssigen Konferenzablauf sicherstellen. Trotz sorgfältiger Planung ist aufgrund der Konferenzdynamik oft eine zügige und flexible Änderung im Ablauf erforderlich.
Dem modernen Konferenzverständnis entspricht eine umfassende und unmittelbare Unterrichtung der Öffentlichkeit. Voraussetzung dafür sind optimale Arbeitsmöglichkeiten für Journalisten, die diese in mit modernster Technik ausgestatteten Pressezentren vorfinden.
Die Betreuung der ausländischen Vertretungen in Deutschland
Das Protokoll ist die erste Anlaufstelle für derzeit 189 Botschaften (160 Botschaften in Berlin und 29 Botschaften mit Sitz im Ausland), 177 berufskonsularische Vertretungen und 478 honorarkonsularische Vertretungen in Deutschland. Entsprechend breit ist die Palette der Aufgaben. Sie reichen von der Anmeldung/ Registrierung des Personals an den Vertretungen und der Ausstellung von Protokollausweisen über die Akkreditierung von Botschaftern und die Exequaturerteilung (Zulassung) für Berufs- und Honorarkonsuln, Fragen des Schutzes diplomatischer und konsularischer Vertretungen, Status- und Gegenseitigkeits­fragen bis hin zur Vermittlung in Forderungsangelegenheiten.
Ferner ist das Protokoll an der Vorbereitung von Veranstaltungen für das Diplomatische Korps beteiligt, wie beispielsweise den alljährlichen Neujahrsempfängen des Bundes­präsidenten und der Bundeskanzlerin sowie den jährlichen Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit.
Das Protokoll betreut die Bediensteten von diplomatischen und konsularischen Vertretungen sowie Internationalen Organisationen in Deutschland und deren Familienmitglieder (rund 20.000 Personen) und ist auch zuständig für alle Fragen im Zusammenhang mit den Vorrechten und Befreiungen nach den Wiener Übereinkommen über diplomatische und konsularische Beziehungen.
Ordensangelegenheiten
Schließlich bereitet das Protokoll Vorschläge des Außenministers für die Verleihung des Verdienstordens der Bundesrepublik Deutschland an ausländische Staatsangehörige und im Ausland wohnende Deutsche vor. Auch ein Ordensaustausch im Rahmen von Staatsbesuchen wird vom Protokoll organisiert.