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InLoox 10.2 – Verbesserungen im Detail für das Outlook-Projektmanagement
Tiefgehende Outlook-Integration und das geschickte Zusammenspiel von Mindmap, Kanban und Gantt für die Terminplanung – das sind typische Merkmale der Projektmanagement-Software InLoox. In der jüngsten Version 10.2 haben die Entwickler u.a. das Kanbanboard grundlegend überarbeitet und die Druckfunktionen verbessert. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Neuerungen für Sie angesehen.
Überarbeitetes Kanban-Board
Zusammenspiel von Kanban und Gantt
Komfortfunktionen erleichtern das Drucken
Fazit: Solide Modellpflege und Signal an Bestandskunden
Dr. Mey Mark Meyer
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Ein besonderes Merkmal der Projektmanagementsoftware InLoox ist, dass der Anwender sie wahlweise im Web-Browser oder tief integriert in Microsoft Outlook verwenden kann. So lassen sich einzelne Projekte und ganze Multiprojekt-Umgebungen komplett in Microsofts Terminplaner steuern. Eine umfangreiche Beschreibung der Software erschien bereits in Ausgabe 07/2019 (InLoox – vollwertiges Projektmanagement mit Outlook). Dieser Beitrag beschreibt die Neuerungen der jüngsten Version 10.2, in der die Entwickler die Bedienung auf Basis des Kundenfeedbacks deutlich abgerundet haben.
Eine der Stärken von InLoox ist es, die alltäglichen Kleinaufgaben mit dem klassisch vorausgeplanten Projektmanagement zu verbinden. Aufgaben zu planen, ist daher nicht nur im klassischen Gantt-Diagramm möglich, sie können auch in Mindmaps gesammelt oder auf einem Kanban-Taskboard verwaltet werden.
Die Kanban-Komponente wurde in der Version 10.2 komplett überarbeitet (Bild 1). Das hat zunächst einmal der Geschwindigkeit gut getan, mit der man in der Ansicht arbeiten kann. Selbst mit einer dreistelligen Anzahl von Aufgaben-Kärtchen reagiert das Programm zügig auf Benutzereingaben. InLoox sieht allerdings immer nur ein Board für alle Aufgaben eines Projekts vor. Wer lieber mehrere getrennte Boards mit jeweils weniger Aufgaben verwenden möchte, unterteilt das Projekt in mehrere Teilprojekte (zusammengefasst in einer Projektgruppe), die dann jeweils ihr eigenes Board besitzen.
Bild 1: Ansicht der komplett überarbeiteten Kanban-Komponente
Eine Filterfunktion sorgt auch bei vielen Aufgaben für Übersicht. Gibt man Teile des Aufgabentitels oder eines Ressourcennamens ein, zeigt InLoox nur noch die dazu passenden Aufgaben an. Außerdem können Anwender mit dem Scrollrad der Maus die gesamte Ansicht schnell vergrößern und verkleinern, um z.B. mehr Kärtchen auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen. In den einzelnen Spalten ist es möglich, jeweils getrennt zu scrollen. So behält man die Übersicht, auch wenn z.B. gerade eine zu bearbeitende Aufgabe markiert ist und man nur kurz eine Information zu einer bereits erledigten Aufgabe benötigt. Um neue Aufgaben hinzuzufügen, reicht ein Klick auf die prominent platzierten "+"-Symbole am Kopf jeder Spalte. Dort zeigt InLoox auch die Anzahl von Aufgaben je Spalte sowie den gesamten Planaufwand für diese Aufgaben an.
Welche Spalten im Kanban-Board zur Verfügung stehen, definieren zunächst einmal die Administratoren. Die Anwender können dann für ihre eigenen Projekte zusätzliche Spalten ergänzen.
Die Details einer gerade markierten Aufgabe sehen Anwender im Bereich rechts neben dem Kanban-Board. Viele Informationen finden sich bereits direkt auf der Karte, wo sie auch bearbeitet werden können: Für Ressourcenzuordnungen, Aufwandsschätzungen, Dateianhänge und Kommentare reicht ein Klick auf die Karte, um die entsprechenden Eingabefelder zu aktivieren. Auch der erwartete Fertigstellungstermin kann so erfasst werden. Er verbindet die Kanban-Ansicht gedanklich mit der Terminplanung im Gantt-Chart.
In der Terminplanung werden Aufgaben als Teilaktivitäten von Vorgängen eingeplant. Die Verbindung ist denkbar einfach: Rechts vom Gantt-Chart zeigt InLoox stets die Aufgaben an, die noch keinem Vorgang zugeordnet wurden. Als Planer zieht man diese Aufgaben lediglich auf einen der Vorgänge, sie erscheinen dann direkt unter diesem Vorgang (Bild 2). Den Ausführungstermin übernehmen Aufgaben dabei vom übergeordneten Vorgang. Es ist aber auch möglich, abweichende Termine einzugeben. Im Kanban-Board signalisiert ein kleines Icon auf der Karte, dass die Aufgabe mit einem Vorgang verbunden wurde (Bild 1).
Bild 2: Aufgaben übernehmen die Termine der übergeordneten Vorgänge
Mit dieser Kombination aus Terminplan und Kanban-Board kann die Planung einfach und übersichtlich gehalten werden: Der Terminplan bleibt grob und umfasst nach Möglichkeit nur wenige Vorgänge, während sich die detaillierten Aufgaben auf dem Kanban-Board befinden. Schön wäre es, wenn auf dem Kanban-Board auch noch rasch die zu einem bestimmten Vorgang gehörenden Aufgaben gefiltert werden könnten.
Wie in jeder Multiprojekt-Software kann auch in InLoox jeder Anwender den jeweils aktuellen Projektplan und den Bearbeitungsstatus direkt einsehen. Dennoch gibt es viele Anlässe, zu denen eine gedruckte Fassung der Terminplanung benötigt wird, z.B. wenn ein Plan im Projektraum ausgehängt werden soll, als Rahmenterminplan auf einer Baustelle benötigt wird oder per PDF an Projektpartner verschickt werden muss.
Einen solchen Ausdruck zu konfigurieren, war bisher mitunter etwas umständlich. Die neue Version stellt etliche Komfort-Funktionen zur Verfügung, mit denen sich das Layout leichter und flexibler gestalten lässt (Bild 3).
So erfolgen Ausdrucke jetzt genau mit den Einstellungen, die in der aktuellen Projektansicht eingestellt sind. Filter werden dabei genauso berücksichtigt wie der Zoom-Faktor, die sichtbaren Spalten sowie deren Reihenfolge. Anwender können außerdem einzelne Spalten im Programm anzeigen lassen, aber bei einem Ausdruck verbergen. Das kann nützlich sein, wenn z.B. die tatsächlich auf eine Aktivität gebuchte Arbeitszeit nicht im Projektplan für den Kunden sichtbar sein soll. Die Einstellungen für den Ausdruck speichert InLoox jetzt für jeden Anwender individuell. Eine Möglichkeit, mehrere Druck-Konfigurationen für die spätere Verwendung abzuspeichern, würde die neuen Funktionen abrunden: So könnten jeweils schnell verschiedene Versionen des Projektplans erstellt werden, etwa für die interne Projektbesprechung oder als Meilensteinübersicht für den Auftraggeber.
Bild 3: Mit der Druckfunktion in Version 10.2 lässt sich das Layout jetzt leichter und flexibler gestalten.
Während die Vorgängerversion die Zeitskala des Terminplans ausschließlich automatisch bestimmte, kann diese jetzt bei Bedarf auch manuell – z.B. auf Wochen oder Monate – eingestellt werden. Auch der gewünschte Drucker und das Format des Ausdrucks, beispielsweise A3, lassen sich jetzt direkt in InLoox einstellen. Bislang verwendete die Software dafür immer den Standarddrucker des Betriebssystems und zeigte nur dessen Formate zur Auswahl an. Wollte man z.B. einen Plan großformatig auf einem speziellen Drucker ausgeben, musste man diesen zunächst als Standarddrucker definieren, damit die entsprechenden Formate zur Verfügung standen. Ebenfalls neu sind horizontale Führungslinien im Ausdruck, mit denen es leichter fällt, Vorgangsbalken mit Detailangaben in der Tabelle links davon zu verbinden.
Neben dem Kanban-Board und dem Gantt-Chart können Aufgaben in InLoox auch in einer Mindmap strukturiert werden. Hier gibt es nun zusätzliche Möglichkeiten, die Mindmap farbig zu gestalten, um Zusammenhänge zu verdeutlichen.
Die neuen Funktionen in Version 10.2 sind nicht bahnbrechend, es handelt sich durchgängig um Verbesserungen im Detail. Manche Dinge, wie etwa die freie Wahl des Druckers, könnte man vielleicht als selbstverständlich ansehen und hätte diese schon in Vorversionen erwartet. Solche Neuerungen sind für Bestandskunden allerdings besonders wichtig.
Andere Dinge dagegen sind solide Modellpflege. Das grundüberholte Kanban-Board beschleunigt das Arbeiten mit der Software, vor allem weil neben der leistungsfähigeren Architektur nun wichtige Informationen leichter zugänglich sind. Das Zusammenspiel von Aufgaben im Kanban-Board, dem Gantt-Chart und der Mindmap, das InLoox auszeichnet, wird nochmals flüssiger. Das erleichtert auch neuen Anwendern die Arbeit mit der Software. Vor allem aber dürfte es erfahrenen Anwendern auffallen und von diesen zum Teil schon sehnlichst erwartet worden sein.
Die aktuelle Version sendet damit auch ein Signal: Bei der Entwicklung der Software geht es nicht nur um neue Funktionen, wie sie im vorangegangenen Beitrag zur Hauptversion 10 beschrieben wurden, mit denen insbesondere neue Anwender zu gewinnen sind. In Version 10.2 investiert InLoox stattdessen vor allem in Dinge, die Bestandskunden das Leben einfacher machen sollen und zeigt damit, dass es auch deren Anregungen wichtig nimmt.
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