Niemand steht bei einer Besprechung auf....
Hugo ist "echt genervt". Seit 15 Minuten dreht sich die Besprechung im Kreis. Eigentlich sind alle Argumente bereits genannt, nur offenbar noch nicht von allen. Hugo, der Projektleiter von Projekt "Tiger" hatte Kollegen aus seinem Projekt und dem Nachbarprojekt eingeladen. Es geht um die Termine, dann das Nachbarprojekt die notwendigen Daten für "Tiger" liefern kann.
Hugo moderiert die Besprechung, hatte die Agenda erstellt, das Ziel der Besprechung genannt und einen Zeitrahmen festgelegt. Die Einladungen waren auch rechtzeitig versendet worden, mit der Bitte, entsprechende Vorschläge vorzubereiten. Hugo fand, er hat alles richtig gemacht und eine Einigung könnte doch eigentlich nicht so schwer sein.
In der Besprechung hat er den Eindruck, dass die Einigung auch nicht am Nicht-Können, sondern am Nicht-Wollen liegt. Das ist natürlich nur sein ganz subjektiver Eindruck.
Hugo fängt an, seine Notizen zu sortieren und verfolgt die Besprechung nicht mehr so genau.
(Das ist der Moment, in dem Hugo die Führung der Besprechung verliert.)
2 Minuten später versucht er, die Kollegen zum Thema zurück zu bringen - ohne Erfolg. Irgendwo, zwischen Terminfindung, Meilensteinplanung und Risiko-Betrachtungen hat er die Kollegen verloren. Schließlich wird das Thema auf nächste Woche vertagt. Hugos Vorschläge werden nicht mehr gehört. Ihm läuft die Zeit in seinem Projekt davon.
Das mal eine Besprechung nicht so läuft, wie geplant, das kennt fast jeder Projektleiter. 1 Woche Zeitverzug ist auch meistens nicht so viel. Mehrmals 1 Woche Zeitverzug kann allerdings kritisch werden, ohne dass man sich im einzelnen darüber bewußt wird.
Was hätte Hugo tun können?
Variante a) Mit viel Autorität die Führung der Besprechung behalten, und einen machbaren Terminvorschlag durchsetzen. Das geht, wenn Hugo ein Talent für autoritären Führungsstil hat und tatsächlich einen Vorschlag macht, mit dem alle einverstanden sein können. Wenn nicht, wird niemand der Beteiligten die Entscheidung akzeptieren. Die Diskussion wird im Laufe des Projektes immer wieder aufkommen.
Variante b) Sich klar auf die Moderation der Besprechung konzentrieren und mit den Anwesenden eine Lösung erarbeiten und dabei die 3 goldenen Regeln für die Moderation beachten:
1) Wichtige Themen und Argumente visualisieren:
(Flip-Chart oder Whiteboard gibt es fast überall und wird erstaunlich wenig genutzt)
Damit verhindert Hugo, das gleiche oder ähnliche Argumente immer wieder aufgebracht werden. Ein Hinweis auf die visualisierten Themen kürzt Besprechungen, die sich im Kreis drehen.
2) Abweichungen vom Thema sofort unterbrechen:
Damit vermeidet Hugo, dass die Diskussion auf "Nebenschauplätze" ausweicht. Wenn nötig hilft auch hier die Visualisierung.
3) Aufstehen:
im Zweifelsfall stehend moderieren, damit alle Anwesenden den Leiter der Besprechung wahrnehmen. Damit würde es Hugo leichter fallen, die Kollegen beim Thema der Besprechung zu halten, denn die Aufmerksamkeit aller Anwesenden bleibt viel leichter auf ihn gerichtet und beginnt nicht, sich im Kreis zu drehen.
Wann sind Sie das letzte Mal in einer Besprechung gestanden?