Steuerverwaltung des Kanton Appenzell-Ausserrhoden
Digitalisierung in der kantonalen Verwaltung
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Mario Enzler, Veranlagungsexperte beim Kanton Appenzell Ausserrhoden, berichtet von der Einführung des TaxViewers von ECMind. (Januar 2019)
Warum hat sich Ihre Behörde dazu entschlossen, den TaxViewer einzuführen?
Seit dem Jahresbeginn 2017 nutzen wir in unserer Verwaltung eine neue amtsübergreifende Software mit digitalem Archiv. Daraufhin hat die bisherige Steuerveranlagung mit Papierakten und Notizzettel nicht mehr in die neuen Arbeitsabläufe gepasst. Denn wir erfassen die Steuerunterlagen nun elektronisch und möchten sie künftig digital bearbeiten. Zum Januar 2019 stellen wir die Veranlagung daher um.
Wie gestaltete sich die Suche nach einer geeigneten Veranlagungssoftware?
Ich bin Inhouse verantwortlich für das digitale Archiv, Scanning und den TaxViewer. Deshalb habe ich mich umgehört bei Kollegen in anderen Verwaltungsbehörden, welche Programme sie nutzen. Im Kanton Thurgau wurde ich fündig. Dort hat man sehr gute Erfahrungen mit einer speziellen Steuererklärungssoftware von ECMind gemacht, die dort seit einigen Jahren eingesetzt wird. Im Gespräch mit Roland Koller von ECMind wurde schnell klar, dass wir eine vergleichbare Software bei uns einsetzen möchten. Der TaxViewer passt genau zu uns und fügt sich nahtlos in unsere Abläufe ein.
Wie bereiten sich Ihre Kollegen auf die Umstellung vor?
Nach der Live-Schaltung wird es direkt im Januar eine Schulung für alle geben. Weitere Schulungen sind zwei oder drei Monate später geplant, wenn die Teams erste Erfahrungen mit dem TaxViewer gesammelt haben. Die Optimisten freuen sich darauf, die Pessimisten sind eher skeptisch. Das ist ganz normal, denn alle müssen sich umstellen und an das neue Arbeitsmittel gewöhnen.
Erzählen Sie uns von der Zusammenarbeit mit ECMind.
Von grossem Vorteil ist für uns, dass Roland Koller den TaxViewer selbst entwickelt hat und deshalb über ein enormes Know-How verfügt. Er kann sofort einschätzen, was funktioniert und was nicht. Er hat uns hervorragend unterstützt, insbesondere beim Schnittstellenbruch zum digitalen Archiv. Auch die Zusammenarbeit mit dem Anbieter des digitalen Archivs funktioniert einwandfrei. Die reine Entwicklung dauerte nicht einmal zwei Monate. Es ist alles planmässig und pünktlich abgelaufen, vom ersten Entwurf bis zur Testphase.
Ein vorläufiges Fazit?
Die Zusammenarbeit gestaltet sich intensiv, auf eine sehr angenehme Weise. Wie der TaxViewer und auch der Support unter Vollast im Betrieb laufen, wird sich zeigen. Ich bin optimistisch, dass ECMind so gut aufgestellt ist, dass sie uns dabei sehr gut unterstützen werden.
Über das ECM-Projekt
Die kantonale Steuerverwaltung des Kanton Appenzell Ausserhoden in Herisau betreut 20 Gemeinden. Im Januar 2019 wurde die Steuerveranlagung von Papier auf digital umgestellt. Dafür nutzt die Behörde den TaxViewer von ECMind, der individuell an die Verwaltungsvorgaben angepasst wurde. Der TaxViewer ermöglicht die digitale Bearbeitung von eingescannten Akten.
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