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Einige Hinweise vorweg
•Datensicherungen können in Quick-Lohn grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden.
•Nach jedem Monatsabschluss bzw. jedem Senden der Meldungen zum Monatsende sollten Sie Ihre Daten sichern. Es werden immer alle Monate des aktuellen Jahres und der vier Vorjahre (sofern vorhanden) in gepackter Form gesichert.
•Das Sichern sollte immer auf ein externes Medium erfolgen. Das kann ein USB-Stick, eine externe Festplatte oder die Online-Datensicherung sein. Eine nur geringe Sicherheit ergibt sich, wenn die Sicherung auf eine fest im Computer verbaute Festplatte erfolgt.
•Wenn Sie 2 USB-Sticks im Wechsel benutzen, haben Sie eine erhöhte Sicherheit.
•Bitte nehmen Sie die Datensicherung ernst. Es ist im Falle eines Festplattendefekts die einzige Möglichkeit, verlorene Daten wieder herzustellen und nahtlos an dem Punkt weiter arbeiten zu können, wo Sie zuletzt aufgehört haben.
•Vom Programm kommt ein entsprechender Sicherheits-Hinweis, wenn die Datensicherung nach C:\ durchgeführt wird. Diesen Hinweis können Sie ausstellen, wenn Sie z.B. täglich ein Backup durchführen. Im Menü Lohnabrechnung → Konfigurtion ändern tragen Sie im Feld Erinnerung aus die "1" ein.
So einfach sichern Sie Ihre Daten
Folgen Sie von der Startseite aus Datensicherung → Daten sichern.
Es werden dann die Daten des aktuellen Jahres und der 4 Vorjahre (falls vorhanden) gesichert. Die Daten werden in der Datei "Qsich_firmenkürzel_jjjjmm.sqx" im gewählten Sicherungsverzeichnis abgelegt (jjjj steht für das Jahr z.B. 2021, mm für den Abrechnungsmonat z.B. 06).
Um den Aufwand beim Sichern für viele Firmen zu verkleinern, gibt es den Menüpunkt Daten aller Mandanten sichern. Für jede Firma wird dann eine separate Sicherungsdatei erstellt. Wenn Sie jeden Mandanten einzeln sichern, erhalten Sie - mit etwas mehr Aufwand - das gleiche Ergebnis.
So legen Sie das Sicherungsverzeichnis fest
Vor der ersten Sicherung fragt Quick-Lohn Sie, wohin die Daten gesichert werden sollen.
Wenn Sie später das Sicherungsverzeichnis ändern wollen, folgen Sie von der Startseite aus dem Pfad Datensicherung → Sicherungsverzeichnis festlegen. Legen Sie nun die Sicherungsmethode fest.
Online Sicherung
Neben der lokalen Sicherung der Daten auf Festplatte oder USB-Stick bietet Ihnen die Auswahl jetzt zusätzlich die Möglichkeiten der Online Sicherung und auch beide Sicherungsvarianten gleichzeitig an. Die Daten werden wie gewohnt nach dem Senden der Meldung zum Monatsende bzw. beim Monatswechsel gesichert. Auch die Onlinesicherung kann zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden. Die Online-Datensicherung wird auf einem Quick-Lohn Server abgelegt, den Sie mit der Aktivierung des > Meldecenters erreichen können.
Bei der Rücksicherung wird Ihnen jeweils der letzte gesicherte Bearbeitungsstand angeboten. Ist bisher keine Firma angelegt worden, etwa nach einer Installation auf einem neuen Rechner, so erhalten Sie eine Listenauswahl aller online gesicherten Firmen. Sie können eine bzw. die Datensicherung mehrere Mandanten auswählen.
Sollten Sie die Datensicherungen löschen wollen, schreiben Sie bitte eine Mail an den Support.
Eigene Sicherung
Legen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis fest, in dem die Sicherungsdatei abgelegt werden soll. Achtung: Ein CD-Brenner kann an dieser Stelle nicht direkt angesprochen werden.
Beispiele für das Sicherungsverzeichnis, wenn Sie EINE Firma abrechnen
•F:\ Sicherung auf den Datenträger F: (z.B. USB-Stick) und dort in das Hauptverzeichnis
•G:\Sich\ Sicherung auf den Datenträger G: und dort in das Verzeichnis Sich.
Beachten Sie: Diese beiden Varianten dürfen nur angewendet werden, wenn lediglich eine Firma abgerechnet wird. Ansonsten würde jede Sicherung die vorhergehende überschreiben.
Beispiel für das Sicherungsverzeichnis, wenn Sie MEHRERE Firmen abrechnen
•G:\Sich\* Mehrere Mandanten werden auf dem Datenträger G: und dort in das Verzeichnis Sich gesichert.
Beachten Sie: Für jeden Mandanten wird ein Unterverzeichnis angelegt (Verzeichnisname = Mandantenname in der Liste aller Mandanten). Dieser Mandantenmodus sollte bei Abrechnung mehrerer Firmen eingestellt werden
Wie spielen Sie eine Datensicherung zurück?
Über den Pfad Datensicherung → Daten zurückspielen können Sie im Havariefall den Datenbestand wiederherstellen.
Wenn Sie die Option -Onlinesicherung ausgewählt haben, steht Ihnen die Auswahl Online oder Eigene Sicherung zur Verfügung.
Beachten Sie
•Die Funktion ist tatsächlich nur für den Havariefall gedacht. Das Zurückspielen einer Datensicherung in eine bestehende Lohnbuchhaltung lässt Quick-Lohn nicht zu, da sonst der aktuelle Zustand für das maschinelle Melden zerstört würde. Dies könnte zu falschen Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt führen.
•Wenn Sie denken, dass unbedingt eine Datenrücksicherung erforderlich ist, rufen Sie uns bitte an. Wir klären dann mit Ihnen, ob das wirklich sinnvoll ist.
•Wenn Sie Quick-Lohn auf einem neuen Computer installieren wollen, finden Sie Hinweise unter > Neuinstallation von Quick-Lohn (z.B. neuer Computer).
Bei der Online Sicherung wird Ihnen Bei der Rücksicherung jeweils der letzte gesicherte Bearbeitungsstand angeboten. Ist bisher keine Firma angelegt worden, etwa nach einer Installation auf einem neuen Rechner, so erhalten Sie eine Listenauswahl aller online gesicherten Firmen.