Erfolg durch Weglassen
by derDoubleD on 25. September 2015
Heutzutage gewinnt, wer schnell die richtigen Dinge macht. Schneller die richtigen Dinge machen die, die Arbeit durch hoch motivierte und gut ausgebildete Mitarbeiter in kleinen fachübergreifenden Teams organisieren und diesen Teams eine Gesamtverantwortung von Anfang bis Ende in der Lieferung von Kundennutzen übertragen.
Trotzdem wird nicht alles in der Geschwindigkeit fertig, die gewünscht oder manchmal sogar benötigt wird. Das liegt zum einen an der stetig steigenden Komplexität von Themen und auch daran, dass es oft einfach zu viele Dinge sind, die dringend erscheinen. Die Große Aufgabe in der “do-it-now”-Kultur bei allen rot leuchtenden “Wichtig-Zeichen” und lauten “Dringend-Rufen” ist es, die tatsächlichen Prioritäten festzulegen und nur das zu machen, was für das Ziel am Wichtigsten ist. Dabei muss man sich bewusst machen, dass in einer nach Prioritäten sortierten Liste von Themen die Regel gilt: Je weiter unten ein Thema ist, um so wahrscheinlicher ist es, dass es gar nicht gemacht wird.
Das Eisenhower-Prinzip
Um zu einer ersten Priorisierung zu kommen, gibt es mehrere einfache Möglichkeiten und Herangehensweisen. Meiner Erfahrung nach ist eine ebenso einfache wie hilfreiche Methode das Eisenhower-Prinzip, durch das man Themen in vier Quadranten einteilt.
Auf der X-Achse sortiert man die Dinge zwischen “Dringend” und “nicht dringend” und auf der Y-Achse zwischen “wichtig” und “unwichtig”. Die dringenden und wichtigen Themen wird man wahrscheinlich zuerst angehen. Und müssen die unwichtigen und unwesentlichen Dinge wirklich erledigt werden?
Andere Blickwinkel
Dieses Prinzip lässt sich beliebig weiter denken und mit anderen Aufteilungen auf X- und Y-Achse versehen, um durch einen anderen Blickwinkel zu Entscheidungen zu kommen.
Eine andere Aufteilung könnte auch zwischen “Hoher Kundennutzen”, “Geringer Kundennutzen” und “Hoher erwarteter Aufwand”, “geringer erwarteter Aufwand” sein. Hier kämen wahrscheinlich die Dinge mit geringem Aufwand und hohem erwarteten Kundennutzen zum Zuge. Und müssen die Themen mit hohem Aufwand und geringem Nutzen wirklich gemacht werden?
Auf die Art lässt sich zum Beispiel auch betrachten, welche Arbeit für das Team einen hohen oder niedrigen Wert hat. Welche Tätigkeiten im Team wiederholen sich oft oder selten und wie hoch ist die Auswirkung dieser Tätigkeiten. Können Aufgaben, die sich oft wiederholen und wenig Auswirkungen haben seltener gemacht oder automatisiert werden?
Die Auswahl der Themen auf der X – bzw. Y-Achse und die daraus resultierenden Quadranten können entsprechend der Fragestellung beliebig angepasst werden. Diese Methode hilft mit geringem Aufwand sowohl Einzelpersonen als auch Teams, zu einer ersten Aussage über Wichtigkeiten zu kommen.
Durch welche Fragen und Methoden auch immer es zu einer Priorisierung der Themen kommt: Entscheidend für erfolgreiche Arbeit heutzutage ist die Bearbeitung nach Wichtigkeit und die Erkenntnis, dass davon abgeleitet nicht jede Idee umgesetzt werden kann und sollte. Nicht alles ist dringend, nicht alles ist wichtig, nicht alles erzeugt einen Wert. Die wertlosen Dinge zu erkennen und wegzulassen ist einentscheidender Erfolgsfaktor.
Hast du Vorschläge und Methoden zum Thema Priorisierung? Ich freue mich über deine Anmerkungen in den Kommentaren.
(Das verwendete Bild ist von Billy Wilson – vielen Dank!)
Coaching, Lean, Management, Planung, Priorisierung, Ziele
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Vielen Dank für dein Feedback und deine Gedanken. Natürlich gibt es noch beliebig viele andere Dinge neben Kundennutzen, die Einfluss auf eine Priorisierung haben können – welche weitere Skalen im Eisenhower-Modell fändest du noch hilfreich, um eine Entscheidung über die Priorisierung treffen zu können?
Lars Werner sagt:
Mir geht es weniger um die Skala, die das Eisenhower-Prinzip anlegt. Ich zum Beispiel habe auch sehr gute Erfahrungen mit Getting Things Done gemacht, wobei diese Methode eher aus dem Bereich des Selbstmanagements kommt. Ich bin allerdings der Meinung, dass in unserer Branche das Modell die Realität nur eingeschränkt abbildet. Einige weitere Kriterien, die meines Erachtens einfließen sollten, habe ich genannt. Ob es weitere Prioritätsmethodiken gibt, die diese Faktoren mit einbezieht, weiss ich leider nicht.
Da bin ich voll und ganz bei dir – und die von dir genannten Punkte sollten abhängig von Thema und konkreter Situation einen entsprechenden Stellenwert haben.
Bei einer konkreten Betrachtung der von dir genannten Themen wird es auch Dinge geben, die vorerst wichtig scheinen und bei genauer Betrachtung weggelassen werden können. Man muss ja auch nicht alles in einem priorisieren, sondern kann die Themen von unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten und dann entscheiden.
Die Priorisierung ist aus meiner Sicht auch eine Frage des Blickwinkels. Wie wird der Kundennutzen spezifiziert und inwiefern ist die Mitarbeiterzufriedenheit, die zu einem erheblichen Teil in das Arbeitsergebnis einfließt, hier auch eine Frage.
Der Kundennutzen an sich, ist meistens ganz klar auf Nummer eins und kann daher als der Faktor für Priorisierung gesehen werden.
Allerdings muss auch hier zwischen dem unmittelbaren Kundennutzen und dem Kundennutzen auf lange Sicht. Will ich die Wünsche schnell befriedigen oder will ich auch dafür Sorge tragen, dass ich die Kundenwünsche auch noch in einem halben Jahr schnell und gut realisieren kann. Wähle ich ein Design, dass mich die nächsten drei Monate trägt, und im Augenblick sehr viel preiswerter zu erreichen ist und sollte ich auch sicherstellen, dass die Software auch noch in drei Jahren erweiterbar bzw. wartbar ist.
Auch das Thema Mitarbeiterzufriedenheit muss und sollte in die Priorisierung mit eingehen. Gerade in der “Softwareindustrie” gibt es ein sehr heterogenes Verständnis über das Selbstbild. Arbeite ich ausschließlich ergebnisorientiert und möchte ich eine “Handwerkskunst(craftmanship)” beweisen (durch Qualität und gutes Design). Natürlich darf und sollte das dem Kundennutzen nicht vollständig entgegenstehen, allerdings führt eine Nichtbeachtung auch zur Zersetzung von Teams und somit zu einer Verschlechterung der eigenen Position im wirtschaftlichen Wettbewerb.
Ich weiß, ob meine Bemerkungen die Intentionen des Artikels treffen, allerdings waren das die Gedanken, die mir dabei in den Sinn kamen 🙂