Ersetzendes Scannen
Belege vor Gericht
von Prof. Dieter Kempf am Mittwoch, 16 Oktober 2013
Ja, auch ich gehöre zum Kreis jener Menschen, die ungern etwas wegwerfen. Man könnte all diese Dinge ja noch einmal brauchen. Im Zweifel behält man sie also. In der analogen wie in der digitalen Welt. Bei der Dokumentation von Geschäftsprozessen gehen wir besonders gründlich vor. Wir haben in vielen Fällen zwar längst den Gesamtprozess digitalisiert, den größeren Beweiswert messen wir aber nach wie vor dem Papier zu und auch der Gesetzgeber verpflichtet uns dazu, das Papier aufzubewahren.
Wie wäre es, wenn wir uns zum „ersetzenden Scannen“ durchringen könnten? Warum nicht Papierrechnungen nach einem „sicheren Scan“ wegwerfen, wenn damit der größte Beitrag zu einer Entbürokratisierung bei den KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) erreicht wird? Nach Schätzungen des Statistischen Bundesamtes wären Einsparungen in Höhe von 3,2 Milliarden Euro pro Jahr möglich. Was aber, wenn es über den Geschäftsprozess zum Streit kommt und Unterlagen mit Beweiskraft vorgelegt werden müssen? Um einschätzen zu können, wie Richter die Beweiskraft solcher Scans im Ernstfall beurteilen, führen wir im Hause DATEV eine simulierte Gerichtsverhandlung, eine sogenannte Simulationsstudie durch.
Simulationsstudie
Die Studie wird an zwei Tagen bei DATEV stattfinden und insgesamt 14 Gerichtsverhandlungen inszenieren. Es werden dabei konstruierte, aber realitätsnahe Streitfälle vor Gericht gebracht, bei denen eine Seite sich ausschließlich auf einen gescannten Beleg berufen wird. Im Kern soll die Studie also Aufschluss darüber geben, wie eine Prozesskette nach Eingang eines Belegs von der Dokumentenvorbereitung über das Scannen, die Nachbearbeitung, die Integritätssicherung bis hin zur Ablage gestaltet sein muss, damit ein Richter dem Scan einen ähnlichen juristischen Beweiswert zuerkennt, wie seinem analogen Papier-Vorgänger.
Als Partner für diese Unternehmung haben wir Prof. Alexander Roßnagel von der Universität Kassel gewonnen, der in seiner Eigenschaft als Direktor des Forschungszentrums für Informationstechnik-Gestaltung die Projektgruppe „verfassungsverträgliche Technikgestaltung (provet)“ leitet. Die zehn Akteure sind tatsächlich Richter, Anwälte und Sachverständige, die den jeweiligen Streitfall in einem simulierten Verfahren verhandeln: Die Richter müssen also am Ende ein Urteil sprechen.
Referenz in der Beweiswürdigung
Bei diesen Entscheidungen handelt es sich um erste Referenzen einer richterlichen Beweiswürdigung, die Anhaltspunkte liefern können, wie ein mustergültiger Digitalisierungsprozess in Zukunft auszusehen hat, damit er gesetzlichen Vorschriften genügt und in einem Streitfall auch vor Gericht Bestand haben kann. Ich bin gespannt, was diese Studie für Ergebnisse zeitigen wird. Ich persönlich sähe es jedenfalls als großen Fortschritt an, wenn zumindest unterschriftslose Dokumente nicht länger im Original vorgehalten werden müssten. Dies würde nicht nur die Arbeit von Mandanten und Steuerberatern erleichtern, sondern auch die der Finanzverwaltung. Wir dürfen auf die Ergebnisse gespannt sein und werden Sie auch weiterhin auf dem Laufenden halten.
Digitalisierungsprozess
ersetzenden Scannen
Prof. Dieter Kempf
Vorstandsvorsitzender DATEV
Nicht zu fassen! Es ist da!
geboren 1953, ist seit November 2016 ist Präsident des Bundesverbandes der Deutschen Industrie e. V. (BDI). Zudem war er langjähriges Mitglied des Vorstandes des IT-Dienstleisters und Softwareanbieters DATEV eG, dem er von 1996 bis 2016 vorsaß. Bevor Herr Prof. Dieter Kempf zur DATEV kam, war er für die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young tätig. Seit 2005 lehrt er als Honorarprofessor für Betriebswirtschaftslehre an der Rechts- und wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Erlangen-Nürnberg.
Torsten Wunderlich
… auch im Umkehrschluß: Können wir überhaupt von „Digitalisierung“ sprechen, sollte es uns volkswirtschaftlich/politisch nicht einmal gelingen, unterschriftslose Belege nach einem „sicheren Scan“ (+ sicherer eArchivierung) vernichten zu dürfen, ohne einen Beweiswertmangel herbei zu führen ? Das muß uns einfach gelingen, sonst nennen wir die aktuelle Transformationsphase besser „Digitalisierung mit Papiervorbehalt“ ;-)
Wolf D. Oberhauser
Folgt man der Ansicht der Finanzverwaltung, kommt erschwerend hinzu, dass – wenn die Papierbelege nach dem Scannen nicht vernichtet werden dürfen – wir gezwungen sind zwei Archive (Papier und digital) zu pflegen und vorzuhalten. Durch die Zunahme zusätzlicher digitaler Belege (E-Rechnungen) wird dieses Problem noch weiter verschärft, da diese ja zwingend digital vorgehalten werden müssen.
Die Mandanten (i.e. KMUs) und der Berufsstand benötigen dringend verlässliche (gerichtsfeste) Lösungen um sich vom Papier zu trennen. Ich hoffe die Simulationsstudie hilft uns hier weiter.
Katja Knödel
In der gerade laufenden Herbstrunde des Unternehmer-Clubs beklagen sich die Unternehmer genau über diesen Sachverhalt. Man kann sich als DATEV und/oder als Referent noch so viel Mühe geben, die Effizienz durch Digitalisierung darzustellen, wenn von Gesetzgeberseite keine eindeutige Klarstellung erfolgt.
markus süßhügel
nachdem jede menge kunden jede menge geld in ‚revisionssichere belegarchivierung‘ investiert haben, fragt sich also der dienstleister, ob das überhaupt geht. haben wir denn schon wieder april?
ich möchte mal das ergebnis dieser salesch’en studie vorwegnehmen: DMS geht, aber nur wenn man es so kompliziert macht, dass man dafür einen externen dienstleister braucht.
PS wie wäre es denn mal damit, sich umzuhören, ob denn bei BPs schonmal das fehlen von papier (bei gleichzeitigem elek. archiv) bemängelt wurde? ich habe gehört diverse unternehmen, die JÄHRLICH geprüft werden, haben schon längst alle papierbelege weggeworfen.
Artur König
Im Handels- und Steuerrecht (und damit auch aus Sicht der BP) ist das Ganze ja auch klar formuliert.
Spannender wird es sicher auch Sicht des Zivilrechts, weil gescannte Belege der freien Beweiswürdigung des Richters unterliegen und er durch sein Urteil bestimmen kann, wie vertrauenwürdig ein Scan-Prozess ist. Die Anforderungen können dabei zwischen den sehr weitreichenden und komplexen Anforderungen des BSI (Richtlinie Resiscan) und den eher weichen, weil auf Verhältnismäßigkeit ausgelegten Anforderungen des BMF liegen (GoBS, GoBD-Entwurf), wobei zweitere deutlich besser in KMUs umgesetzt werden können (und heute schon vielfach umgesetzt werden).