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7 Aspekte um das Einkaufsmanagement zu optimieren
Dominik Seidel
Lieferantenmanagement – Aktive Gestaltung & Steuerung
Warengruppenmanagement für die perfekte Strategie
Einkaufsorganisation – Zentral oder dezentral?
Einkaufsprozesse – Konsequent Potentiale ausschöpfen
Einkaufssysteme – ERP oder ERP Add-On als Lösung
Einkaufscontrolling – Transparenz schaffen!
Einkaufsmanagement 20 – Ein Ausblick in die Zukunft
Wer als handelndes oder produzierendes Unternehmen Güter anbietet, und diese aufgrund von Lieferrückständen, Fehlmengen oder Falschbestellungen nicht ausliefern kann, dem drohen große Einbußen. Sei es hinsichtlich finanziellen Aspekten oder aber bezogen auf die Reputation. Das Einkaufsmanagement ist also ein Schlüsselfaktor für den Erfolg.
Eine verlässliche Einkaufsorganisation kann jedoch nur durch ein optimiertes Einkaufsmanagement erreicht werden. Es müssen demzufolge Ansätze zur Verbesserung dieses Bereichs im Unternehmen – einerseits in den Prozessen, andererseits in den betrieblichen Strukturen – gefunden und umgesetzt werden.
Sie wollen wissen, welche Bereiche im Unternehmen dabei die größten Potentiale besitzen? Dann erfahren Sie hierzu mehr:
Hier muss das Ziel sein, eine nachhaltige Senkung der Beschaffungskosten zu gewährleisten und das Lieferantenrisiko zu minimieren. Bestellmengen und -kosten müssen stets analysiert werden, um darauf aufbauend die Lieferantenstrukturen systematisieren und auswählen zu können. Mit Hilfe der einkaufsverantwortlichen Mitarbeiter sollten konkrete Einsparungsziele definiert werden für einen bestimmten Zeitraum. Dabei kann von Kostenblöcken oder dem gesamten Beschaffungsvolumen ausgegangen werden, um diese zu optimieren.
Das Ziel des Einkaufsmanagements ist die Versorgungssicherung zu den jeweils besten Konditionen. Für jede einzelne Warengruppe muss eine passende Strategie, die auf der Grundlage einer individuellen Warengruppenstruktur basiert, erarbeitet werden und umgesetzt werden. Zum Beispiel könnte eine Warengruppe so gestrickt sein, dass diese Güter mit sehr hoher Nachfrage und damit (bei entsprechender Verfügbarkeit) einem hohen Umschlag und Bestellvolumen besitzt.
Wer eine agile und effektive Einkaufsabteilung für sein Unternehmen etablieren will, der kommt an wirkungsvollen und transparenten Strukturen bei den Verantwortlichkeiten in der Einkaufsabteilung nicht vorbei. Besonders wichtig wird dies, wenn mehrere Gesellschaften oder ein Unternehmen mit mehreren Standorten einen gemeinsamen, perfekt optimierten Einkauf anstreben. Die organisatorischen Herausforderungen beim Aufbau von Einkaufseinheiten hinsichtlich einer Zentralisierung, wie auch einer gewünschten Dezentralisierung sind eines der komplexesten Themen im Bereich Einkaufsmanagement. Daher empfiehlt es sich bei einem solchen Vorhaben, auf externe Ressourcen zurückzugreifen, wie beispielweise einer Software zur Einkaufsoptimierung, um gleichzeitig eine hohe Lieferbereitschaft zu erzielen
Durch effiziente und transparente Einkaufsprozesse ergeben sich ungeahnte Potenziale. Bereits bestehende operative und strategische Prozesse im Einkauf sollten aus diesem Grund neu bewertet werden. Und das in regelmäßigen Abständen!
In der heutzutage schnelllebigen Zeit der Globalisierung ist es nämlich unabdingbar, nicht den Anschluss an die Konkurrenz zu wahren und eine mindestens gleichwertige oder sogar höhere Performance im Einkauf an den Tag zu legen. Durch dieses iterative Vorgehen werden Schwachstellen im laufenden Prozess identifiziert und können der Ausgangspunkt für weitere Verbesserungen sein.
Große Herausforderungen haben heutzutage zahlreiche Unternehmen, wenn es darum geht, ihre operativen Tätigkeiten im Einkauf bestmöglich mit dem Einbinden eines ERP-Systems, einer Bestandscontrolling Software oder einer anderen Software zur Unterstützung abzubilden. Auch ist eine Kombination aus mehreren dieser Lösungen oft der geeignetste Weg. Vom Management werden in diesem Zusammenhang meist klassische Fragen zur Notwendigkeit mehrerer Systeme gleichzeitig aufkommen. Es sollte aber stets die gesamte Systemlandschaft auf Tauglichkeit evaluiert werden, und bei Defiziten in bestimmten Bereichen, etwa dem Einkaufsmanagement, über zusätzliche Module nachgedacht werden.
In vielen Unternehmen mangelt es an einer ausreichenden Transparenz bei den Prozessen im Einkauf und somit bei den damit verbundenen finanziellen Ausgaben. Aber nur mit einer transparenten Organisation im Einkauf bzw. dem Einkaufsmanagement, lassen sich unternehmerische Ziele definieren und deren Realisierung überprüfen. Kommt es zu Abweichungen bei den vorgegebenen Zielen, kann die Unternehmensführung diese als Grundlage für Entscheidungen heranziehen, um Potenziale bei der Optimierung zu nutzen.
Auch als Warnsystem kann die geschaffene Transparenz durch das Monitoring geeigneter Kennzahlen fungieren, da so gröbere Abweichungen unmittelbar eine automatisierte Warnung bei den Entscheidern auslösen können.
Einkaufsmanagement 2.0 – Ein Ausblick in die Zukunft
Einig ist man sich unter Branchenvertretern des Mittelstands darüber, dass dem Einkauf bei den Unternehmen in der Zukunft eine weitaus größere Bedeutung zukommen wird, als dies bisher der Fall ist. Es ist davon auszugehen, dass das Einkaufsmanagement in den kommenden Jahren stärker in die strategischen Entscheidungen der Unternehmen einbezogen wird, und nicht mehr lediglich als operatives Instrument betrachtet wird.
Infolgedessen werden sich auch die Anforderungen der eben genannten Bereiche und Prozesse komplett ändern. Entsprechende Aspekte, wie Mitarbeiter-Weiterbildung, Software Tools und Prozessumstellungen sollten deshalb zeitnah und proaktiv in Angriff genommen werden.
Letztendlich entscheidend ist, den richtigen Mix aus den eben genannten Aspekten zu finden und umzusetzen. Speziell bei der Prozessumstellung ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten: So kann durch das Einführen von Nachfrageprognosen im Einkauf die Planungsgenauigkeit deutlich erhöht werden – vor allem wenn man mehrere Lagerstandorte führt. Auf Basis dessen lässt sich eine automatische Lagerauffüllung realisieren. Dadurch kann der Idealwert für jeden Artikel der eingekauft werden soll, bezogen auf Zeitpunkt, Ort und Menge, kontinuierlich feststellt und angewendet werden.
Wie Sie sich schon denken können, sind Prozessumstellungen, wie eben genannt, sehr komplexe Berechnungen und unterliegen anspruchsvollen Algorithmen. Dabei stoßen reguläre ERP Systeme oft an ihre Grenzen oder führen diese Funktionalitäten nicht. Dann bietet es sich an, eine Erweiterung zum bestehenden ERP System vorzunehmen durch ein ERP Add-on, wie beispielweise durch EazyStock. So bleibt die bestehende IT-/ERP-Landschaft unberührt, man kann aber unkompliziert von den zusätzlichen Vorteilen enorm profitieren.
Dies war nun ein Überblick über das sehr breite Thema des Einkaufsmanagements. Wenn Sie tiefer in die Materie eintauchen möchten und Ihre eigenen Prozesse optimieren wollen, dann empfehlen wir folgenden Ratgeber von uns zum Thema „Optimales Beschaffungs- & Einkaufsmanagement“. Einfach hier Herunterladen: Themenrelevante Beiträge
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6 Techniken zur Steigerung der Bestandsqualität
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Einkaufsoptimierung – Strategien, Planung & Management info@eazystock.de Mies-van-der-Rohe-Straße 4