A1-Verfahren: Was ist das genau?
Diese Länder sind vom A1-Verfahren betroffen
Entsendungen sind nur mit A1-Bescheinigung möglich
Ohne A1-Bescheinigung drohen Bußgelder
In Sonderfällen gibt es eine Dauerbescheinigung
Ist die A1-Bescheinigung für Kleinunternehmen bald überflüssig?
Das A1-Verfahren ist nicht alles
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A1-Bescheinigung: Keine Arbeit im EU-Ausland ohne Entsendebescheinigung Haben Sie sich auch über eine mögliche Abschaffung des aufwändigen A1-Bescheinigungsverfahren gefreut? Das könnte zu früh gewesen sein. Auf keinen Fall dürfen Sie jetzt nachlässig werden: Wird ein Arbeitnehmer im Auslandseinsatz ohne A1-Bescheinigung erwischt, droht ein schmerzhaftes Bußgeld.
Die Vorschriften des A1-Verfahrens gelten seit Mai 2010. Seither ist die Entsendebescheinigung („A1-Bescheinigung“) für jede vorübergehende Beschäftigung im EU-Ausland und einigen weiteren Staaten Pflicht. Betroffen sind z. B. Betriebe
in denen Geschäftsreisen ins Ausland anfallen
die Aufträge im Ausland annehmen
mit Arbeitnehmern im Auslandseinsatz (Speditionen und Busunternehmen)
Die A1-Bescheinigung bestätigt den kontrollierenden Stellen im Ausland, dass der Arbeitnehmer der deutschen Sozialversicherung untersteht. Die A1-Bescheinigung ist für den Auslandseinsatz in allen Mitgliedstaaten der EU, in den Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (Island, Liechtenstein, Norwegen) und in der Schweiz zu beantragen.
Zur EU gehören:
Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, die Slowakei, Slowenien, Spanien, die Tschechische Republik, Ungarn und Zypern. Dazu kommen - bis zum tatsächlichen Austritt - Großbritannien und Nordirland.
Jedes Mal, wenn ein in Deutschland beschäftigter Arbeitnehmer vorübergehend zum Arbeiten ins Ausland geschickt wird, ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Das ist z. B. der Fall, wenn er
bei einem Kunden im Ausland eingesetzt wird,
als Aussteller oder Gast einer Fachmesse einen anderen Staat aufsucht,
sich als Geschäftsreisender, LKW- oder Busfahrer im Ausland aufhält oder
in der Arbeitszeit zum Betanken des Geschäftsfahrzeugs über die Grenze fährt.
Auch Selbstständige oder Geschäftsführer brauchen eine A1-Bescheinigung, wenn sie im Ausland arbeiten möchten. Wie lange der Arbeitseinsatz dauern soll, spielt dabei keine Rolle.
Der Antrag geht meistens an die Krankenkasse
Wo die A1- Bescheinigung zu beantragen ist, hängt davon ab, wie der Arbeitnehmer krankenversichert ist. Zuständig ist
bei gesetzlich Versicherten die jeweilige Krankenkasse
bei privat Versicherten die entsprechende Rentenversicherung, z. B. die Deutsche Rentenversicherung oder die DRV Knappschaft Bahn-See
bei privat Versicherten, die Mitglied in einem berufsständigen Versorgungswerk sind (z. B. Tierärzte, Steuerberater) die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen
A1-Bescheinigung mit Lexware lohn+gehalt ausdrucken
Ab Anfang Juli 2019 können Sie benötigte Entsendebescheinigungen ganz einfach mit Ihrem Lexware Lohnabrechnungs-Programm ausdrucken.
Die Funktion ist ab dem kommenden Zwischenupdate in den Versionen plus, pro und premium enthalten.
Ob Ausfüllhilfe oder Entgeltabrechnungsprogramm: Das A1-Verfahren verläuft vollständig elektronisch
Seit 01.01.2019 müssen Sie den Antrag für die A1-Bescheinigung Ihres Arbeitnehmers elektronisch stellen. Dazu benötigen Sie ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder die elektronische Ausfüllhilfe sv-net. Der gesamte Datenaustausch erfolgt elektronisch, auch die Übermittlung der Bescheinigung. Sie ist auszudrucken und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Für Selbstständige gibt es keine elektronische Möglichkeit. Ihr Antrag auf eine A1-Bescheinigung erfolgt weiterhin in Papierform.
Tipp: Formulare für Selbstständige
Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) stellt auf ihrer Homepage Antrags-Formulare für die jeweiligen Länder zur Verfügung.
Stellen Sie den Entsendeantrag frühzeitig
Das Gesetz gibt den Krankenkassen und Rentenversicherungsträgern drei Arbeitstage Zeit, um den Antrag zu bearbeiten. Stellen Sie ihn darum so früh wie möglich. In besonders eiligen Fällen bleibt Ihnen nur die Möglichkeit bei der zuständigen Stelle nachzufragen, ob ausnahmsweise eine bevorzugte Bearbeitung möglich ist.
Der Ausdruck der A1-Bescheinigung ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Er gilt als Original und muss bei einer Kontrolle im Ausland vorgelegt werden. Eine Kopie kommt in die Personalakte.
Wird ein Arbeitnehmer ohne A1-Bescheinigung erwischt, ist damit zu rechnen, dass
ihm der Zugang zum Messegelände oder der Baustelle verwehrt wird.
er sofort die Arbeit niederlegen muss.
ein Bußgeld oder ein zusätzlicher Sozialversicherungsbeitrag beim ausländischen Träger anfällt.
Die Kontrollen wurden vielerorts ausgeweitet. Die Handhabung ist dabei unterschiedlich. Besonders Frankreich und Österreich scheinen auf empfindliche Bußgelder für Arbeitnehmer und teilweise auch Arbeitgeber zu setzen.
Ist ein Arbeitnehmer in den kommenden 12 Monaten regelmäßig in zwei oder mehreren Mitgliedsstaaten beschäftigt, kann eine sogenannte Dauerbescheinigung für diese Länder ausgestellt werden. Diese ist bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) zu beantragen.
Beispiel: Ein LKW-Fahrer fährt regelmäßig von Köln nach Barcelona
Die Einsätze mit diesem Fahrer stehen fest. Beantragt wird eine Dauerbescheinigung für Frankreich und Spanien.
Sonst ist jedes Mal ein neue A1-Bescheinigung nötig
Bei nur gelegentlichem Auslandseinsatz des Arbeitnehmers ist die Bescheinigung jedes Mal neu bei der Krankenkasse bzw. der Rentenversicherung zu beantragen. Diese A1-Bescheinigung kann immer nur für ein Land ausgestellt werden. Sie kann aber, z. B. für Großaufträge, für bis zu 24 Monate erteilt werden.
Beispiel: Grenznahes Kleinunternehmen mit Aufträgen im Ausland
Ob in den nächsten 12 Monaten ein Auftrag im Ausland ansteht, ist offen. Welche Mitarbeiter dann zum Einsatz kommen ebenfalls.
Im März 2019 erklärte die EU-Kommission, es sei geplant, das Bescheinigungsverfahren zu vereinfachen und die Bescheinigung für „Dienstreisen“ abzuschaffen. Dazu wäre die Zustimmung des EU-Rats und des EU-Parlaments erforderlich. Doch schon der EU-Rat konnte sich nicht auf eine Abschaffung einigen und hat die Entscheidung zuletzt vertagt. Unklar blieb auch, wann genau nur eine „Dienstreise“ vorliegen soll. Feststeht, dass der Fokus der EU-Kommission auf der Abschaffung der A1-Bescheinigung für eher kurze Geschäftsreisen stand. Ob, wann und welche Erleichterungen tatsächlich kommen, ist offen.
Achtung: Wenn Wegfall, dann nur für Geschäftsreisende!
Mit einer Abschaffung der A1-Bescheinigung für z. B. grenznahe Kleinunternehmen, die ihre Arbeitnehmer regelmäßig auf beiden Seiten der Grenze einsetzen, ist nicht zu rechnen.
Je nach dem, in welchem Nachbarland Sie Ihre Arbeitnehmer einsetzen möchten, gelten zusätzlich weitere Vorschriften. Bei der Entsendung nach Frankreich benötigen Sie z. B. neben der A1-Bescheinigung
eine sogenannte Entsendemeldung. Diese ist auszufüllen und an die französische Arbeitsaufsichtsbehörde zu übermitteln
einen Vertreter in Frankreich, der als Schnittstelle zur dortigen Behörde fungiert
Wie das im Einzelnen funktioniert und welche Besonderheiten für die Entsendung in andere Länder gelten, erfahren Sie bei der zuständigen IHK oder Handwerkskammer.
Birgit Bohnert
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