02.04.1999 - Data-Warehouse/Wissen weltweit managenSiemens will KM-System mit SAPs R/3 verknüpfenDruckenEine Forschungs- und Entwicklungsabteilung von Siemens ICN hat ein inzwischen intern weltweit akzeptiertes Knowledge-Management (KM) auf die Beine gestellt. Dessen Funktionalität ist auch von Externen prüfbar. Roland Bock* skizziert Auswahl und Integration der Systemkomponenten.
Knowledge- oder Wissens-Management - obwohl dieser Begriff bei seiner Entstehung Mitte der 80er Jahre ganz untechnisch gemeint war und die Betonung auf "Management" lag, ist als Konzept von der IT-Branche aufgegriffen worden. Viele Anbieter tummeln sich seither auf diesem Markt. Das Angebot reicht von einfachen E-Mail-Lösungen über Dokumenten-Management-Systemen bis zu Systemen mit unterschiedlichsten Funktionen. Um hier die richtige Wahl zu treffen, muß man vor allem wissen, was Wissen ist, nämlich mehr als Information.
Anders als beim klassischen Data-Warehousing, das zu einem Zeitpunkt X die operativen Daten Y zur Verfügung stellt, um dann aus diesen dispositive Daten zu machen, geht es bei Wissens-Management vor allem um das Aufbewahren und Auffinden der Lösungsfindung selbst. Dies fordert von dem KM-System hohe Flexibilität in funktioneller Hinsicht und weitgehende Autonomie auf der Bedienerseite. Denn den Anwendern muß eine ganze Palette an Funktionalitäten wie Dokumenten-Management, Workflow und Groupware integriert zur Verfügung stehen, damit sie sich auf dieser Grundlage aufgabenbezogen in virtuellen Teams organisieren und dort ihre Projekte erfolgreich zum Abschluß bringen können.
Forschungs- und Entwicklungsabteilungen sind geradezu prädestiniert, die Vorreiterrolle bei der Einführung von Knowledge-Management-Lösungen zu übernehmen. Denn das Produkt dieser Abteilungen ist nichts anderes als der in neue Lösungen gegossene Wissens- und Erfahrungsschatz der Mitarbeiter. Diesen Schatz nicht nur abteilungsintern, sondern auch anderen Bereichen und Personen unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, war Ziel der Bereiche ICN und SBS bei der Siemens AG.
Den gleichen Informationsstand pushen
Technisch sollte die KM-Lösung in der Lage sein, Informationen automatisch zu aktualisieren, durch Push-Technologien den gleichen Informationsstand der Mitarbeiter zu gewährleisten, die Projekte und Dokumente dank Versionskontrolle mit einer nachvollziehbaren Historie zu versehen und den Anwendern effiziente Navigationshilfen an die Hand zu geben. Die Mitarbeiter sollten sich in Teams organisieren, dort Diskussionen führen, einen effizienten Workflow entwerfen und Zugriffsberechtigungen definieren können.
Um auch eine in die Zehntausende gehende Benutzerzahl zentral verwalten zu können, sollte das System komplett Server-basiert sein, also ohne zusätzlichen Programmierungs- und Installationsaufwand auf Client-Seite auskommen. Um schließlich mit der steigenden Anwenderzahl ohne Effizienzverluste mitwachsen zu können, sollte das System über leistungsstarke Search Engines verfügen sowie leicht skalierbar sein.
Die Zahl der in Frage kommenden Produkte verringerte sich sehr schnell, als diese an den konkreten Anforderungen gemessen wurden. In die engere Wahl kamen drei Produkte, "Lotus Notes", "Hyperwave" und "Livelink" von Open Text. Siemens wollte eine Gesamtlösung, die möglichst alle gewünschten Funktionen gleichsam "out of the box" bereitstellen konnte und - falls zusätzliche Anpassungen dennoch notwendig sein sollten - diese mit möglichst geringem Aufwand vorzunehmen erlaubte. An diesem Kriterium gemessen, fiel die Wahl schließlich auf Livelink. "Denn Lotus Notes ist eher ein Entwicklungs-Tool für spezifische Anforderungsprofile, das die Module Document Management, Workflow und die Collaborative Tools als eigenständige Module oftmals fremder Softwarehersteller zwar bietet; diese lassen sich jedoch häufig nur mit hohem Aufwand in eine integrierte Gesamtlösung einbinden. Auch das ebenfalls untersuchte Hyperwave entspracht nicht dem gewünschten Funktionsumfang."
Günther Etlinger, Consultant für KM-Systeme bei Siemens, kommentiert die Entscheidung: "Der wesentliche Vorteil war, daß ein Dokument im Prozeß niemals das System verläßt. Für anspruchsvolle Suchvorgänge indiziert ein Spider auf Wunsch eine große Anzahl fremder Server im Internet oder Intranet und stellt die Ergebnisse den Anwendern zur Verfügung", so Etlinger.
Auch in Sachen Skalierbarkeit schnitt Livelink gut ab. Der Hersteller der ersten Yahoo-Suchmaschine kann auf Erfahrungen im Bereich Middleware zurückgreifen, und zwar plattformübergreifend. Denn die erforderliche Skalierbarkeit auch mit großen Datenmengen wird laut Ralf Hirschbühl, stellvertretender Projektleiter im IMS-Projektteam bei Siemens ICN (so der offizielle Name des Projekts), durch die Unterstützung von Datenbankanbietern wie Oracle, Microsofts SQL Server oder Sybase gewährleistet. "Dadurch hatten wir die Möglichkeit, eine Cluster-Architektur mit Load Balancern einzusetzen, um auch die Skalierbarkeit von Performance, Auslastung und Datendurchsatz zu gewährleisten. Mit IMS wird eine strategische Plattform für den Ablauf von ICN-Web-Applikationen geschaffen", resümiert Ralf Hirschbühl.
Ganz ohne Anpassungen indes ging es nicht ab. So entwickelte Siemens neben vielen anderen fünf zusätzliche Anwendungs- module für Funktionalitäten wie "Trash", "Logging", "Export", "Permissions" und "User Management". Sie erlauben die gezielte Auswertung der Benutzerfrequenz über die Speicherung der Login-Daten, die Verrechnung des Datentransfervolumens zur exakten Zuordnung der damit verbundenen Kosten auf den Verursacher, die selektive Festlegung der Gültigkeitsdauer von Objekten sowie den Export von Objekten zum Austausch mit anderen Anwendungen. Darüber hinaus kann jetzt die Löschung von Objekten ähnlich der entsprechenden Windows-Funktion wieder rückgängig gemacht werden.
Siemens ICN greift seit Dezember 1998 mit rund 10 000 Mitarbeitern auf einen in der Unternehmenszentrale in München installierten Livelink zu, während die Geschäftseinheit Siemens ICN VD IT Net Consulting mit 110 Anwendern einen eigenen kleinen Server als "Erfahrungs-Datenbank" betreibt. Siemens IT Net könnte man als die Consulting-Einheit im Vertrieb Deutschland der Siemens AG bezeichnen. Der Bereich hat in München einen zweiten Server installiert, der anderen Siemens-Abteilungen und -Kunden als Demo-Server dient und auf dem ständig die neuesten Versionen sowie Zusatzkomponenten installiert werden. Interne und externe Interessenten melden sich einfach und können die Funktionalität testen.
SBS stellt das System auf einem eigenen Server in München bereit. Internationale Arbeitsgruppen finden sich in virtuellen Teams im sogenannten Knowledge Orbit zusammen. Derzeit nutzen etwa 5000 SBS-Mitarbeiter das System.
Als Hardwareplattformen kommen der Siemens Primergy NT Server und Sun-Maschinen zum Einsatz, während für die Datenbanken Siemens RM, Primergy NT und Sun verwendet werden. Die Datenbanken selbst stammen von Oracle, Sybase und Microsoft (Microsoft SQL Server). Als Web-Server dienen Netscape und IIS. Die Anwender greifen über "Internet Explorer" oder "Netscape Navigator" zu.
Daß von der Nutzung bei Siemens ICN und SBS wie erhofft eine Signalwirkung ausgeht, beweisen die weiteren Server-Installationen in Siemens-Niederlassungen in Burlington (Massachusetts), Buenos Aires, Johannisburg, London und Wien. Siemens rechnet deshalb bis zum Jahr 2001 mit einer Anwenderzahl von mindestens 45 000.
Als nächsten Schritt plant Siemens die Anbindung des unternehmensweit eingesetzten R/3-Systems, damit das KM-System zur umfassenden Kommunikationsplattform im Konzern wird. Die Schnittstelle ist in der Lösung bereits enthalten, der Datenaustausch zwischen den Systemen wird gerade geprüft.
Bei Siemens sollten innerbetriebliche Abläufe verbessert und die Zugriffszeiten auf Informationen verkürzt werden, virtuelle Teams sollten eingeführt und die Geschäftsabläufe beschleunigt werden. Also beschloß man im November 1998, ein KM-System auf die Beine zu stellen. Heute versorgt das System Niederlassungen weltweit.
Siemens ICN
Siemens ICN (Information and Communication Networks) bietet Produkte und Lösungen für die Sprach-, Daten- und Mobilkommunikation in mehr als 160 Ländern an. Siemens ICN ist Lieferant von Carrier-, Mobilfunk- und Enterprise-Netzen. Neu im Produktportfolio sind Produkte und Lösungen zur Verbindung von Internet und Telefonnetz, um der steigenden Nachfrage nach CTI (Integration von Computer und Telefon) gerecht zu werden. Im abgelaufenen Geschäftsjahr erzielten die weltweit 65000 Siemens-ICN-Mitarbeiter einen Umsatz in Höhe von 25 Milliarden Mark Dies entspricht 23 Prozent vom Umsatz des Gesamtkonzerns. SBS (Siemens Business Services) ist Anbieter von IT-Komplettlösungen, die von Beratung und Betrieb der eingesetzten Lösungen im Outsourcing über die Bereitstellung und Nutzung von Best-Practices-Erfahrungen bis zur Optimierung der bestehenden IT-Infrastruktur reichen.
Eine neue Stelle?
Laut einer Umfrage der Cranfield School of Management http://www.info-strategy.com/knowsur1 , glauben 85 Prozent der europäischen Topmanager, daß sich durch die Einführung von Wissens-Management eine höhere Wertschöpfung erzielen läßt. Über 90 Prozent geben sogar an, konkrete Pläne zur besseren Nutzung des in ihren Unternehmen verfügbaren Wissens ausgearbeitet zu haben. Andererseits sehen nur fünf Prozent die Notwendigkeit, für die Umsetzung dieser Pläne die neue Stelle eines CKO, eines Chief Knowledge Officer, zu schaffen, während 46 Prozent der Ansicht waren, Wissens-Management sei jedermanns Aufgabe.
Mehr als Info
Wie die Forscher Gilbert Probst und Kai Romhardt vom Schweizerischen Forum für Organisationales Lernen und Wissens-Management der Universität Genf http://www.cck.uni-kl.de/wmk/papers/public/Bausteine/ darlegen, unterscheidet sich Wissen von bloßen Daten vor allem dadurch, daß es strukturiert und kontextbezogen ist. Verbindungen zwischen Informationen zeit- und themenübergreifend erkennen zu können, kurz den "Überblick" zu haben, zeichnet menschliche Intelligenz, zeichnet unsere Denkfähigkeit aus.
*Ronald Bock ist kaufmännischer Leiter Region Süd und Qualitätsmanager bei Siemens ICN VD IT Net.