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Check-In-Methode – Besprechung agil beginnen
Tobias Theel
Bei der Check-in-Methode ist das erste, was in einem agilen Meeting passiert, dass sich jeder einen Moment Zeit nimmt, um einzuchecken. Auf diese Weise können die Teammitglieder mitteilen, wie es ihnen geht und was in ihnen vorgeht.
Sie funktioniert in einem Workshop genauso gut wie in einem Meeting oder in Trainings, ist also unabhängig von Themen, und ist eine von vielen Methoden, um das Energielevel zu Beginn hoch zu halten.
Die Check-in-Methode ist eine großartige Methode, um Meetings auf agile Weise zu beginnen, weil sie jedem das Gefühl gibt, gehört und geschätzt zu werden. Außerdem gibt sie den Ton für den Rest des Meetings an, indem sie sicherstellt, dass alle Teilnehmer zu Beginn des Meetings bewusst ankommen können.
Was ist die Check-In-Methode für eine Besprechung und wie funktioniert sie?
Die Vorteile des Check-Ins
Wie du mit anderen eincheckst
Einen Check-In für deine Besprechung vorbereiten
Die Besprechung eröffnen
Eine Frage für den Check-In stellen (mit Beispielen)
Die Check-In Frage reihum beantworten
Den Check-In beenden
Tipps für Check-in-Meetings
Allgemeine Tipps für Check-Ins
Emotionale Check-In Fragen (mit Beispielen)
Agile Check-In Fragen im Voraus festlegen
Online-Check-Ins veranstalten
Organisation und Durchführung des Check-Ins
Jede Besprechung sollte mit einem Check-In beginnen
Foto von Belinda Fewings auf Unsplash
Ein Check-in ist eine kurze Phase zu Beginn einer agilen Teamsitzung, in der jedes Teammitglied kurz erzählt, wie es ihm geht und woran es arbeitet. Das funktioniert auch in Online-Meetings.
Der Check-in trägt dazu bei, ein Gefühl der Verbundenheit und Gemeinschaft unter den Teammitgliedern zu schaffen, und er kann auch dazu beitragen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. So schafft ihr gemeinsam die richtige Atmosphäre, um ein gutes Meeting durchzuführen.
Nach dem Check-in kann das Team die Tagesordnung für das Treffen besprechen.
Geringer Aufwand für eine gute Atmosphäre
Der Check-in ist ein wichtiger Teil der agilen Meetings, weil er den Zusammenhalt des Teams fördert und sicherstellt, dass alle auf derselben Seite stehen. Idealerweise wird die Besprechung dann auch mit einem Check-Out beendet.
Check-ins dauern in der Regel nicht länger als ein paar Minuten und folgen einem bestimmten Format. Jedes Teammitglied kann z.B. seinen Namen nennen, sagen, wie es ihm heute geht und woran es arbeitet.
Letztlich sind Check-Ins eine einfache, aber effektive Methode, um agilen Teams zu helfen, effektiver zu arbeiten.
Die Vorteile des Check-in
Der Check-in ist eine kurze Rückmeldung aller Teilnehmer zu Beginn jedes agilen Meetings. Er bietet allen Teammitgliedern die Gelegenheit, kurz zu einer vorher festgelegten Frage etwas zu sagen, z.B. wie sie sich fühlen und was ihnen auf dem Herzen liegt.
Der Check-in kann dabei helfen, mögliche Probleme zu erkennen, mit denen die Teammitglieder zu kämpfen haben, damit sie während des Meetings angesprochen werden können. Es gilt das Prinzip: Störungen gehen vor. Wenn etwas im Team hakt, dann wird es sich immer den nötigen Raum verschaffen. Stelle als Moderator im Meeting, Workshops, Training oder Teambuilding diesen Raum einfach bereit.
Außerdem kann der Check-in die Moral des Teams stärken, indem er allen die Möglichkeit gibt, miteinander in Kontakt zu treten. Und schließlich kann der Check-in dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bevor es in die Besprechung geht.
Foto von Dylan Gillis auf Unsplash
Daher ist der Check-in ein wesentlicher Bestandteil jedes agilen Meetings. Er trägt dazu bei, ein Gefühl der Verbundenheit und der Gemeinschaft unter den Teammitgliedern zu schaffen und kann auch helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
Außerdem ist er ein Booster für das Energielevel der Teilnehmer und erfordert vergleichsweise weniger Aufwand als ein Warm-Up.
Check-In mit Amazon Alexa
Hast du ein Amazon-Alexa-Gerät? Dann kannst du damit deine Check-Ins machen – perfekt für kurze Check-In Fragen!
Nutze einfach den Amazon-Alexa-Skill der Innoversität:
“Alexa, öffne die Innovation Box und beginne unsere Besprechung!”
Mehr Infos findest du hier: Innovation Box Alexa-Skill der Innoversität.
Natürlich hat der Alexa-Skill auch Check-out Fragen Beispiele.
Ein agiler Check-In für deine Besprechung ist eigentlich eine relativ einfache Intervention, die am Anfang für noch ungeübte Beteiligte etwas ungewohnt sein mag. Doch ihr werdet euch im Team schnell daran gewöhnen. Anfangen ist für euch jederzeit möglich – ihr braucht dafür kein besonderes Kick-Off-Meetings oder etwas in der Art.
Mit diesen Schritten kannst du ganz einfach einen Check-In in deiner Besprechung selbst durchführen:
Wenn du dein Treffen mit einem Check-in beginnst, kannst du ein sicheres und unterstützendes Umfeld für eine offene Kommunikation schaffen.
Hier sind einige Tipps, wie du einen Check-in für dein nächstes Treffen vorbereiten kannst:
Vergewissere dich, dass jeder versteht, was ein Check-in ist und warum er wichtig ist. Nimm dir zu Beginn des Treffens ein paar Minuten Zeit, um den Zweck des Check-Ins zu erklären und zu erläutern, wie er zu einer produktiveren und positiveren Gesprächsatmosphäre beitragen kann.
Gib allen ausreichend Zeit, sich auszutauschen. Je nach Größe deiner Gruppe solltest du 5-10 Minuten für den Check-In in deine Agenda einplanen. So kannst du sicherstellen, dass alle die Möglichkeit haben, sich auszutauschen, ohne sich gehetzt zu fühlen.
Ermutige alle zum Mitmachen. Erinnere alle daran, dass der Check-In freiwillig ist, aber ermutige alle, sich zu beteiligen, wenn sie sich dabei wohlfühlen. Setz niemanden unter Druck, aber lass sie wissen, dass ihr Beitrag geschätzt wird.
Überlege dir ein Thema für den Check-In. Das Thema für den Check-in kann dazu beitragen, dass die Eröffnung der Besprechung konzentriert und zielgerichtet verläuft. Du könntest zum Beispiel alle bitten, eine Sache zu nennen, für die sie dankbar sind, oder eine Sache, die ihnen in letzter Zeit durch den Kopf gegangen ist.
Foto von Chris Liverani auf Unsplash
Wenn du eine Besprechung mit dem richtigen Schwung beginnst, kann das den passenden Ton für eine produktive und positive Diskussion angeben.
Hier sind ein paar Tipps, wie du ein Meeting wie ein Profi eröffnen kannst:
Beginne mit einer Vorstellungsrunde, wenn ihr euch gegenseitig noch nicht kennengelernt habt. Das ist eine Gelegenheit für alle, sich persönlich ein erstes Mal zu begegnen. Das schafft auch Vertrauen und Verbundenheit innerhalb der Gruppe.
Als Nächstes solltest du den Zweck des Treffens klar formulieren. Das hilft, die Diskussion auf das Wesentliche zu konzentrieren und auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Schließlich solltest du alle notwendigen Materialien und Informationen zusammenstellen, bevor du beginnst. Auf diese Weise musst du während des Treffens keine Zeit mit der Suche nach Dingen verschwenden.
Wenn du diese einfachen Tipps befolgst, kannst du sicherstellen, dass deine nächste Besprechung gut anfängt!
Eine Frage für den Check-In stellen
Eine gute Check-in-Frage für ein Treffen kann je nach Ziel des Treffens variieren.
Aber einige allgemeine Fragen, die du in Betracht ziehen solltest, sind:
Wie fühlst du dich heute?
Was geht dir durch den Kopf?
Wofür bist du dankbar?
Wie können wir dich unterstützen?
Welchen Erfolg hast du heute bereits feiern können?
Diese Fragen helfen dabei, einen Raum zu schaffen, in dem sich alle offen und ehrlich austauschen können. Eine Frage wie “Wie fühlst du dich heute?” kann helfen, einen offenen und unterstützenden Raum für den Austausch zu schaffen. Oder eine Frage wie “Mit welchen Herausforderungen bist du in letzter Zeit konfrontiert?” kann helfen, einen Raum für Problemlösungen und Brainstorming zu schaffen.
Das Ziel einer Check-in-Frage ist es, einen Raum zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen und ihren Beitrag leisten können. Wenn du dir die Zeit nimmst, zu überlegen, welche Art von Check-in-Frage am besten zu den Bedürfnissen der Gruppe passt, kannst du dafür sorgen, dass alle ein positives und produktives Meeting erleben.
Stelle dann diese Frage gut hörbar für alle Teilnehmer. Eventuell kommen Nachfragen zum Verständnis auf. Gehe darauf ein, aber habe auch ein Auge darauf, ob sich eine ausufernde Diskussion entwickelt und der Beginn des Check-Ins verzögert wird.
Es ist gut, sich über Meinungen und Bedenken auszutauschen. Doch vielleicht ist es einfacher, den Check-In einfach einmal durchzuführen und Erfahrungen mit diesem Konzept zu sammeln.
Foto von Priscilla Du Preez auf Unsplash
Nach einer kurzen Nachdenkpause im Anschluss an die öffentlich gestellte Frage – es reichen schon ein paar Sekunden – soll nun jeder Teilnehmer die Frage des Check-Ins vor allen anderen Teilnehmern beantworten. Wer nicht möchte, muss natürlich nicht mitmachen.
Sprich eine offene Einladung zur Beantwortung der Frage aus.
Wie ihr die Frage beantwortet bleibt euch überlassen:
Gibt es eine Reihenfolge, in der die Teilnehmer nacheinander die Antworten geben?
Sollen sich die Teilnehmer untereinander über eine Reihenfolge einigen?
Oder darf jeder dann frei sprechen, wenn es für sie oder ihn der richtige Zeitpunkt ist?
Sicherlich findet ihr für euch den richtigen Modus heraus.
Die Antworten der einzelnen Teilnehmer werden für sich stehen gelassen und nicht weiter kommentiert. Die Teilnehmer, die gerade nicht an der Reihe mit Sprechen sind, hören zu und verfolgen das Geschehen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du als Moderator ein Check-in für ein Treffen beenden kannst:
Eine Möglichkeit ist es, allen für ihre Rückmeldung zu danken und dann zum nächsten Tagesordnungspunkt überzugehen.
Eine andere Möglichkeit ist, zu fragen, ob es Fragen oder Kommentare zu dem gibt, was während des Check-ins besprochen wurde. Das kann dazu beitragen, eine offenere und diskussionsfreudigere Atmosphäre zu schaffen.
Schließlich kannst du auch fragen, ob es irgendwelche Anliegen gibt, die vor dem Ende des Treffens behandelt werden müssen. So kannst du sicherstellen, dass alle Fragen geklärt sind, bevor alle gehen.
Wie du einen Check-in beendest, hängt letztlich vom Ton und Format des Treffens ab. Es ist jedoch immer wichtig, respektvoll und rücksichtsvoll mit der Zeit der anderen umzugehen.
Foto von Glenn Carstens-Peters auf Unsplash
Meetings sind ein Format, das nicht bei allen Menschen beliebt ist. Doch gerade mit einem Check-In kann man eine Möglichkeit nutzen, Meetings attraktiver und produktiver zu gestalten – und zwar gleich vom Beginn des Meetings an.
Damit Check-ins erfolgreicher werden, gibt es ein paar Dinge, die du beachten kannst:
Der Check-In sollte nicht länger als fünf bis zehn Minuten dauern. Wenn er länger dauert, verliert das Treffen seinen Fokus und wird weniger produktiv.
Halte die Fragen für den Check-In einfach. Sie sollten leicht zu beantworten sein und nicht zu persönlich werden.
Check-ins sollten nicht genutzt werden, um Kritik oder Feedback zu geben. Das ist weder die Zeit noch der Ort dafür. Hierfür gibt es besser passende Formate.
Check-ins sind eine Möglichkeit, einen Raum zu schaffen, in dem sich alle wohl fühlen und etwas beitragen können. Wenn du dir die Zeit nimmst, zu überlegen, welche Art von Check-in-Frage am besten zu den Bedürfnissen der Gruppe passt, kannst du sicherstellen, dass alle sich dazu eingeladen fühlen, wertstiftend mitzumachen.
Die Teilnehmer sollten sich kurz fassen. Niemand will das ganze Treffen damit verbringen, andere über sich selbst reden zu hören.
Ermutige zu Ehrlichkeit. Erinnere die Teilnehmer daran, dass Check-ins vertraulich sind und ermutige sie, offen und ehrlich über ihre Gefühle zu sprechen.
Vermeide Urteile. Check-ins sind keine Gelegenheit, um über die Gefühle oder Erfahrungen der Teilnehmer zu urteilen. Die Teilnehmer sollten sich sicher fühlen, um ohne Angst vor Beurteilungen oder Verurteilungen sprechen zu können.
Sei unterstützend. Nachdem die Teilnehmer alles erzählt haben, biete ihnen Unterstützung und Ermutigung an. Danke ihnen für ihre Offenheit und lass sie wissen, dass ihre Gefühle berechtigt sind.
Emotionale Check-In Fragen
Ein weiterer wichtiger Tipp ist, auch emotionale agile Check-In Fragen zu entwickeln und allen Teilnehmern zu stellen. Emotionale Check-in-Fragen unterscheiden sich von den Standard-Check-in-Fragen darin, dass sie den Teilnehmern helfen sollen zu verstehen, wie sie sich fühlen.
Diese Art von Fragen kann besonders in Teamsituationen hilfreich sein, in denen es viele Veränderungen oder Stress gibt. Das können für Menschen sehr fordernde Situationen sein.
Wenn du verstehst, wie sich alle fühlen, kannst du besser auf auftretende Probleme eingehen. Natürlich öffnest du damit auch den anderen Teilnehmern die Möglichkeit, sich untereinander so zu verhalten.
Einige Beispiele für emotionale agile Check-in-Fragen sind:
Wie geht es dir heute?
Fühlst du dich von irgendetwas überwältigt?
Gibt es irgendetwas, was wir tun können, damit du dich wohler fühlst?
Hast du irgendwelche Sorgen, die du uns mitteilen möchtest?
Was ist im Moment deine größte Sorge?
Foto von Tengyart auf Unsplash
Eine Möglichkeit, Check-ins erfolgreicher zu machen, ist, die Fragen im Voraus festzulegen. Spontanität ist grundsätzlich gut. Doch wenn du dir vor dem Meetings ein paar Gedanken machst, was wohl die beste Frage für euch alle sein wird, kannst du deine Gedanken besser sortieren.
Wenn du dir nicht sicher bist, welche Art von Check-in Fragen du stellen sollst, sind hier noch einige weitere Beispiele:
Was ist das Beste, das dir diese Woche passiert ist?
Woran arbeitest du gerade, und worauf freust du dich?
Gibt es irgendetwas, womit wir dich bei deiner Arbeit unterstützen können?
Was geht dir in letzter Zeit durch den Kopf?
Das sind nur ein paar Beispiele. Es gibt viele verschiedene Arten von Check-Insund die beste für dein Team hängt von den Bedürfnissen der Gruppe ab.
Wichtig ist, dass der Check-in kurz, konzentriert und wertschöpfend ist. So stellst du sicher, dass sich alle Beteiligten wohlfühlen und das Treffen im Zeitplan bleibt.
Wenn du mit einem Team in Online-Meetings arbeitest, kannst du trotzdem Check-ins machen. Du musst nur ein anderes Format verwenden.
Bei Remote-Check-ins kannst du ganz einfach euer Konferenztool wie Zoom, Teams oder Google Hangouts mit deinem Team verwenden.
Wenn du ein Remote-Check-in durchführst, läuft alles genau so ab, wie es oben beschrieben ist. Der einzige Unterschied ist, dass es eventuell etwas schwieriger ist, sich über kurze gegenseitige Blicke über die Regeln des Check-Ins zu verständigen.
Achte hier also auf eine klare Kommunikation der Regeln und räume den Teilnehmern genug Möglichkeiten ein, Rückmeldung an dich zu geben. Sei also aufmerksam und geduldig, um die Wirkung des Check-Ins stark bleiben zu lassen. Die Teammitglieder können sich bei der Leitung des Check-ins abwechseln, um sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu beteiligen. Legt also gerne einen wechselnden Moderator fest.
Natürlich hilft ein Check-In auch in anderen Formaten eine gute Atmosphäre gleich von Beginn an zu schaffen. Es funktioniert also nicht nur in einem Meeting, sondern auch bei Workshops, in Remote-Meetings, im Home-Office, Trainings oder bei einem Teambuilding mit der richtigen Frage am Anfang einen guten Einstieg zu finden. Das kann sogar einen Warm-Up ersetzen.
Ihr müsst auch kein perfekt eingespieltes Team sein, wenn ihr für eure Zusammenarbeit und für eine gute Stimmung einen Check-In machen wollt. Gruppen, die sich noch nicht so gut kennen, können auch in vielen Situationen von dieser Intervention profitieren.
Eine positive Wirkung tritt für die Teilnehmenden auch hier ein. Auch die Anzahl der Personen ist nicht limitiert.
Hast du ein Amazon-Alexa-Gerät? Dann kannst du damit deine Check-Ins machen!
Check-in-Treffen sind eine gute Möglichkeit für Teammitglieder, sich über ihr Befinden auszutauschen und eventuelle Bedenken mitzuteilen. Sie können auch dazu beitragen, Vertrauen und Unterstützung unter den Teammitgliedern aufzubauen. Deshalb werden Check-in Methoden immer beliebter.
Wenn du Check-Ins effektiv einsetzt, kannst du ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das Produktivität und Kreativität fördert. Dafür eignen sich schon kurze Check-In Fragen.
Übrigens: es gibt auch die Möglichkeit, eine Besprechung mit einem Check-Out zu beenden. Er funktioniert so ähnlich und kann die gute Atmosphäre der Besprechung mit in die anschließenden Aktivitäten der Teilnehmer tragen helfen. Innoversität