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Betriebsausgaben - Was kannst du steuerlich absetzen?
In diesem Beitrag möchte ich dir Informationen zum Thema Betriebsausgaben geben. Gemäß §4 Abs.4 des Einkommensteuergesetzes sind Betriebsausgaben alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das ist erstmal die 'Globalaussage' des Gesetzgebers. Der Gesetzgeber schränkt allerdings durch §12 und §4 Abs.5 des Einkommensteuergesetzes den Betriebsausgabenabzug für bestimmte und konkrete Sachverhalte aus. Generell solltest du dich jedoch als Unternehmer von dem Grundsatz leiten lassen, dass alle Aufwendungen, die durch den Betrieb, durch deine Firma veranlasst sind, als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Ganz wichtig hierbei ist, dass du immer darauf achtest, dass du für alles was du bezahlst eine Rechnung oder Quittung erhältst, denn es gibt einen Grundsatz in der Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg. Wenn du also Betriebsausgaben geltend machen möchtest, dann solltest du in jedem Fall einen Beleg haben.
Betriebsausgaben ohne Beleg
Nun gibt es natürlich auch Situationen, in denen du tatsächlich keinen Beleg bekommst, weil du bspw. auf dem Flohmarkt ein Accessoire für dein Office kaufst und einfach keinen Beleg bekommst, weil dieser Flohmarkthändler Privatperson ist und er dir keine Rechnung schreiben kann oder will. In dem Fall gehst du folgendermaßen vor, dass du einen sogenannten Eigenbeleg erstellst. Auf diesem Eigenbeleg machst du einfach alle Angaben, die üblicherweise auf einer Rechnung zu machen sind. Du gibst den Tag an, wann dieses Geschäft stattgefunden hat, du gibst den Gegenstand an, den du gekauft hast, du gibst den Betrag an, den du gezahlt hast. Natürlich entfallen bestimmte Dinge, du hast es ja von einem privaten 'Flohmarkthändler gekauft, insofern hast du keine Steuernummer - die ist in dem Fall auch nicht wichtig. Wichtig ist, dass die ganze Sache glaubhaft ist. Diese Glaubhaftigkeit untermauerst du durch diesen Eigenbeleg. Du hast also den Gegenstand, den Kaufpreis, das Kaufdatum und das Ganze unterschreibst du, legst dieses Dokument zu deinen Unterlagen und kannst dann diese Ausgabe als Betriebsausgabe geltend machen. Natürlich kann es sein, dass dir das Finanzamt diesen Sachverhalt nicht glaubt, das hängt immer ein bisschen davon ab, wie realistisch tatsächlich die Sache erscheint. Wenn du also bspw. auf einem Flohmarkt ein Bild für 10.000€ erwirbst, was du in deinem Büro aufhängen möchtest, dann ist das wahrscheinlich eher nicht glaubhaft, dass du dieses Geschäft ohne irgendeinen Beleg oder Herkunftsnachweis tatsächlich getätigt hast. Insofern musst du dir überlegen, wie kannst du am besten diese Sache plausibel und glaubhaft machen, denn das Finanzamt hat die Möglichkeit, Betriebsausgaben zu versagen, wenn du der Aufforderung des Finanzamtes nicht nachkommst, den Zahlungsempfänger zu benennen. Daher wäre es schon wichtig und sinnvoll, dass du auch den Namen und die Anschrift des Verkäufers kennst und ihr vielleicht sogar beide den Beleg ausfüllt, sodass der Eigenbeleg dann tatsächlich auch vom Finanzamt anerkannt werden kann.
Gleich absetzen oder abschreiben?
Diese Betriebsausgaben verbuchst du dann in deiner Buchhaltung, je nachdem ob das Dinge sind, die weniger als 410€ gekostet haben - dann kannst du diese sofort als Betriebsausgaben geltend machen. Wenn das ein Gegenstand ist, der teurer war als 410€, dann musst du in die amtliche AfA-Tabelle schauen und gucken, über welche Nutzungsdauer der Gesetzgeber dir vorschreibt, dass du dieses Wirtschaftsgut bzw. diesen Gegenstand abschreiben kannst, dann gelten nur die Abschreibungen als Betriebsausgaben.
Betriebsausgaben im Jahresabschluss
Grundsätzlich, was Betriebsausgaben betrifft, empfehle ich dir, dich an der Nomenklatur oder die Strukturierung zu orientieren, die du in §275 HGB entnehmen kannst. Dort steht drin, wie eine sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung auszusehen hat. Wenn du ein Kleinunternehmen hast, trifft auf dich natürlich grundsätzlich erstmal keine Gewinn- und Verlustrechnung zu, dann musst du lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Diese hat aber die gleiche Struktur wie eine Gewinn- und Verlustrechnung. In der Gewinn- und Verlustrechnung ist es so, dass ganz oben die Einnahmen erklärt werden und dann kommen die entsprechenden Betriebsausgaben. Betriebsausgaben sind in der Regel der Materialaufwand, die Personalkosten, wenn du Fremdleistungen beziehst, sind das Betriebsausgaben, dann die Abschreibungen, die Finanzierungskosten, also wenn du Darlehen hast oder Kontoführungsgebühren zahlst - und natürlich auch sonstige Betriebsausgaben werden in §275 HGB erwähnt, nur sie werden hier nicht detailliert erläutert. Die detaillierte Darstellung findest du, wenn du dir bspw. den Standardkontenrahmen für Buchhaltungszwecke aus dem Internet herunterlädst - dort findest du für fast jeden Zweck und jede Ausgabe die entsprechende Position.
Sonstige Betriebsausgaben
Unter sonstige Betriebsausgaben fallen bspw. die Raumkosten, Werbekosten, Repräsentationskosten - das sind zum Beispiel die Blumen, die du in deinem Unternehmen auf den Tisch stellst oder auch der Kaffee, den du deinen Gästen oder Mitarbeitern zur Verfügung stellst - Annehmlichkeiten fallen unter sonstige Betriebsausgaben, Geschenke, die Buchhaltungskosten für den Steuerberater, Porto, also Briefmarken, Paketgebühren, wenn du Kurierdienstleistungen nutzt, dann sind das Betriebsausgaben.
Verhältnismäßigkeit
Wie gesagt, alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind und hierbei entscheidet nicht das Finanzamt grundsätzlich, was als Betriebsausgabe zu berücksichtigen ist, sondern du entscheidest selbst, mit deinem Willen, was du mit deinem Geld machst. Du kannst dir natürlich auch einen teuren Füllfederhalter mit Goldfeder, der vielleicht 500 oder 600 € kostet, solange das verhältnismäßig ist, im Sinne deiner Gesamteinnahmen bzw. -verdienstes, dann kannst du hier die freie Entscheidung haben über die Frage, was ist Betriebsausgabe und was nicht.
Abzugseinschränkungen
Wiegesagt gibt es aber auch Abzugsbeschränkungen, im §12 finden wir die Kosten, die die private Lebensführung betreffen, da werden als Klassiker immer wieder genannt, die Tennissocken des Arztes. Natürlich ist der Arzt in seiner Praxis in weiß gekleidet und zur weißen Kleidung gehören dann eben auch weiße Socken, aber da die Socken eben auch privat getragen werden können, berührt das hier die private Lebensführung und aus diesem Grunde ist das nicht abziehbar. In §4 Abs.5 finden wir weitere Abzugseinschränkungen. Hierunter zu zählen sind bspw. Geschenke über 35€ pro Person und Kalenderjahr, Aufwendungen für Segelyachten, für Jagd - gerade wenn du ein großes Business hast und Geld verdienst, dann willst du natürlich auch deinen Geschäftspartnern ein wenig was bieten. Aber hier sagt der Gesetzgeber: no way! Das funktioniert nicht, wir wollen nicht, nur aufgrund der Tatsache, dass du viel Geld verdienst, letztlich sehen, dass du deine Gewinne kleinrechnest, indem du einfach Geld für teure Dinge ausgibst. Hierunter fallen auch Themen wie Arbeitszimmer. Auch das ist vom Gesetzgeber her reglementiert, aber auch Ausgaben, die einfach unverhältnismäßig sind.
Unverhältnismäßigkeit
Was Unverhältnismäßigkeit bedeutet, möchte ich dir mal an einem kurzen Beispiel erläutern: Es gab im vergangenen Jahr einen Streit vor dem Bundesfinanzhof, dort hatte ein Tierarzt versucht, seinen Ferrari als Betriebsausgabe geltend zu machen. Da hat der Bundesfinanzhof gesagt nein, das ist nicht typisch für einen Tierarzt, dass er seine Betriebsfahrten mit einem Ferrari absolviert. Dieser Tierarzt hat sogar ein Fahrtenbuch geführt und ist mit diesem Ferrari zu Weiterbildungsveranstaltungen gefahren usw. aber trotzdem hat die Finanzverwaltung gesagt, das Ganze ist nicht verhältnismäßig und kann demzufolge nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Ich würde dir in jedem Fall empfehlen, dass du dir für alle Ausgaben, die du tatsächlich tätigst immer einen Beleg geben lässt, sodass du im Nachhinein mit deinem steuerlichen Berater gemeinsam die Sachen qualifizieren kannst in steuerlich abziehbare Betriebsausgaben oder eben nicht abziehbare Aufwendungen.
Wenn du weitere Steuertipps haben möchtest und wissen willst, was du noch als Betriebsausgaben abziehen kannst, dann melde dich am besten zu meinem kostenlosen Webinar an. Bis bald.