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Wie kann ich ein E-Mail-Postfach von osTicket überwachen lassen? (v1.10+)
Last Updated about a month ago
osTicket kann Postfächer mittels des IMAP- oder POP3-Protokolls überwachen.
Die Vorgehensweise ist recht einfach und selbsterklärend.
Für den zuverlässigen Abruf der E-Mails ist ein eingerichteter CronJob, wie es in der FAQ Wie kann ich einen CronJob anlegen? beschrieben ist notwendig.
Es ist zwar auch möglich, ohne CronJob mittels der auto-cron-Funktion E-Mails abrufen zu lassen. Das sollte aber nur als Notlösung angesehen werden, da E-Mails nur dann abgerufen werden, wenn auch Mitarbeiter im System arbeiten. Arbeitet niemand im System, werden dann auch keine E-Mails abgerufen.
Haben Sie eine Cloud auf osTicket.com.de gebucht, wird der CronJob alle 5 Minuten ausgeführt.
Die E-Mail-Adresse, die überwacht werden soll, darf auch keinem Mitarbeiter zugewiesen sein, da ansonsten endlose E-Mail-Schleifen entstehen würden.
Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie die Übersicht der im System eingerichteten E-Mail-Adressen im Admin-Bereich unter E-Mail-Adressen->E-Mail-Adressen.
Hier sehen Sie alle bereits im System angelegten Adressen.
Klicken Sie oben rechts auf "Neue E-Mail-Adresse hinzufügen"
Füllen Sie das Formular komplett aus, es ist an sich selbsterklärend, was Sie eintragen müssen. Dennoch wollen wir an dieser Stelle einige Hilfen und Tipps geben:
Einstellungen bei neuem Ticket
Hier können Sie angeben, was mit dem aus der E-Mail generierten Ticket geschehen soll. Sie können hier auch die Rückmeldungen an den Kunden deaktivieren, wenn Sie das wünschen
Abruf von E-Mails via IMAP oder POP
Hier können Sie die Daten des Mail-Servers für den Abruf angeben.
Interessant zu erwähnen ist der Punkt, was mit den abgerufenen E-Mails geschehen soll. Es gibt die Möglichkeit diese vom Mail-Server zu löschen, in einen anderen Ordner zu verschieben, oder nichts tun zu lassen.
Nichts tun zu lassen, ist nicht empfohlen, da osTicket sich dann alle E-Mail-IDs der bereits abgerufenen E-Mails merken muss und bei jedem Abruf alle E-Mails erneut durchgehen muss.
Vom Server zu löschen ist eine gute Option, wenn Sie keine oder nur kleine Dateianhänge erwarten, oder wenn es nicht so wichtig ist, wenn ein Dateianhang gelöscht wird, weil er größer war, als für Anhänge erlaubt. (Einstellung zu finden im Admin-Bereich->Einstellungen->Tickets->Anhänge)
Die sicherste Wahl ist, E-Mails in einen anderen Ordner zu verschieben. Wir empfehlen hier einen Unterordner des Posteingangs anzulegen.
Hinweis: Der Posteingangsordner wird mit "INBOX" angesprochen und die Ordnerstruktur mit Punkten verbunden. Wenn man nun z.B. einen Ordner "abgerufen" als Unterordner des Posteingangs anlegt, muss dieser Ordner mit "INBOX.abgerufen" angegeben werden.
Senden von E-Mails über SMTP
Wir empfehlen auch einen SMTP-Server anzugeben und zu aktivieren, damit ausgehende E-Mail über diesen Server versendet werden. Dadurch wird die Zustellungsrate deutlich erhöht und die Warscheinlichkeit, dass die verschickte E-Mail als SPAM behandelt wird reduziert.
Hinweis: Wenn ein SMTP-Server mit SSL (Standard-Port 465) zum Einsatz kommt, muss vor dem Server-Namen das Protokoll ssl:// angegeben werden. z.B. ssl://smtp.server.de
Klicken Sie nun auf "Hinzufügen".
Wenn der Status der Einstellungen auf "Aktivieren" gesetzt ist wird osTicket vor dem Speichern der Einstellungen eine Verbindung zum Mail-Server aufbauen und die Verbindung testen. Kann eine Verbindung erfolgreich hergestellt werden, werden die Angaben gespeichert, andernfalls eine Fehlermeldung ausgegeben.
Wenn Sie die richtigen Einstellungen nicht genau kennen, können Sie die Eingaben dennoch erfolgreich speichern, wenn Sie den Status jeweils deaktivieren.
WICHTIG: Nun muss der Mail-Abruf noch global aktiviert werden.
Gehen Sie dazu im Admin-Bereich unter E-Mail-Adressen->Einstellungen und setzen den Haken bei E-Mails abrufen im Bereich Eingehende E-Mails.
Nun ist der Mail-Abruf konfiguriert und eingehende E-Mails sollten im Intervall des eingerichteten CronJobs abgerufen werden.
Standard-Ports im E-Mail-Verkehr:
IMAP ohne SSL
IMAP mit SSL 993
POP3 ohne SSL 143
POP3 mit SSL 995
SMTP ohne SSL bzw mit STARTTLS 25, 587
SMTP mit SSL 465