Die Erfolgsgeschichte
GroundProbe, ein globaler Technologieführer in der Bergbauindustrie, bringt Termine und Kosten unter Kontrolle und beschleunigt die Entscheidungsfindung von Führungskräften mit Celoxis.
Über GroundProbe
GroundProbe ist ein in Australien ansässiger, globaler Technologieführer, der fortschrittliche Hard- und Softwarelösungen für die Bergbau- und zivile Infrastrukturindustrie anbietet.
GroundProbe hat mehrere nationale und internationale Anerkennungspreise erhalten, darunter eine der innovativsten Firmen Australiens.
Sie beschäftigt über 300 Mitarbeiter in Niederlassungen auf der ganzen Welt und hat Kunden in über 23 Ländern, darunter die Top-Namen Rio Tinto und Vale.
Ihre Herausforderungen
In den Geschäftsbereichen Produktentwicklung und GeoPhysik wurde projektbezogen gearbeitet. Allerdings verfügte das Unternehmen nicht über ein formales Projektmanagement-Tool, um den Projektfortschritt und die Projektkosten zu verfolgen. Ein Flickenteppich aus Tabellenkalkulationen, E-Mails, Messaging und verbaler Kommunikation wurde immer schwieriger zu verfolgen, was vor sich geht. Es kam zu Termin- und Kostenüberschreitungen. Und das wussten die Projektleiter und Führungskräfte erst, nachdem das Problem aufgetreten war. GroundProbe benötigte eine Lösung, die eine vollständige Transparenz über ihre Aufgaben, Ressourcen und Kosten bietet.
Zu ihren wichtigsten Herausforderungen gehörten:
Informationssilos
Mit der gestiegenen Anzahl von Projekten und dem Fehlen eines formalen Projektmanagement-Tools gab es einfach keine Möglichkeit, den Fortschritt und die Verantwortlichkeit zu verfolgen. Der Versuch, die Arbeit über E-Mails, Tabellenkalkulationen und interne Nachrichtensysteme zu verwalten, führt zu Informationssilos, mit weniger Kontrolle über die Projektabwicklung und letztendlich zu verpassten Terminen. Dies führte auch zu einer verzögerten Projektauslieferung aufgrund von Termin- und Zeitkonflikten.
Tracking-Projekt
Ohne ein formelles Werkzeug konnte GroundProbe nicht bestätigen, dass die Aufgaben bei Bedarf und innerhalb der vorgegebenen Zeiträume erledigt werden. Es war auch nicht möglich, einen Überblick über alle Projekte und die Gesamtkosten der Projekte zu erhalten.
Die Mitarbeiter verfolgten ihre Zeit nicht, und das Management hatte keine klare Vorstellung davon, wo ihre Teams ihre Zeit verbrachten. Die Projektmanager bei GroundProbe konnten nicht erkennen, ob ihre Teams mehr als die ihnen zugewiesene Zeit für Aktivitäten aufwenden und konnten die Risiken von Projektverzögerungen nicht effektiv planen und mindern.
Kostenüberschreitungen
Ohne ein formales Projekt-Tool, das die Kosten verfolgen und die Ressourcen effektiv planen konnte, liefen die meisten ihrer Projekte über das Budget hinaus und wirkten sich schlecht auf ihre Projektmanager aus.
Verfolgung von Mitarbeiterurlaub und persönlicher Freistellung (PTO)
Die Nachverfolgung der Urlaubstage der Mitarbeiter und deren Rückführung in die Projektpläne für realistische Fertigstellungstermine wurde von Tag zu Tag scheinbar unmöglich. Es war viel manueller Aufwand erforderlich, der zu menschlichen Fehlern und ungenauer Planung führte.
Mit der Aufgabe, ein Projektmanagement- und Zeiterfassungs-Tool zu finden, das kostengünstig, einfach zu bedienen und leicht zu implementieren ist, evaluierte das Business System Team von GroundProbe mehrere Tools, darunter Microsoft Project, Wrike, und Smartsheet, aber stand vor Herausforderungen wie komplexe Implementierung, hohe Kosten, begrenzte Möglichkeiten und andere Einschränkungen mit den Tools.
WarumCeloxis?
GroundProbe wurde Mitte 2009 für ihr Projektmanagement und ihre Zeiterfassung implementiertCeloxis.
Ihre Hauptgründe für die Wahl Celoxiswaren:
Celoxis war eine Cloud-basierte und webbasierte Lösung und erforderte keine lokale Desktop-Installation.
Mit Blick auf die Zukunft fand GroundProbe Celoxis' ausgefeilte Projektmanagement-Fähigkeiten einen großen Vorteil für die Rationalisierung ihrer Projektmanagement-Prozesse.
Celoxis gab den GroundProbe-Teams eine einfache Möglichkeit, ihre Arbeit zu verfolgen.
CeloxisBerichtsfunktionen, die die anderen Tools, die sie evaluierten, bei weitem übertrafen.
Dank der intuitiven Bedienbarkeit und des einfachen Rollouts waren die Teams von GroundProbe innerhalb weniger Tage mit dem neuen System einsatzbereit.
CeloxisDas Support-Team war sehr reaktionsschnell, wenn es darum ging, ihre Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen.
Ein Zitat aus dem Interview
"Die wichtigste Änderung für uns ist, dass wir nicht mehr danach suchen müssen, wo sich ein Projekt befindet, und seine Spuren aufnehmen müssen. Celoxisist ein großartiges Werkzeug, um Projekte, Kosten, Ressourcen, Zeit und Fortschritt zu verwalten. Es ist funktionsreich, einfach zu implementieren und in hohem Maße anpassbar. Seine Berichtsfunktionen sind hervorragend und sein Kundensupport ist einfach außergewöhnlich.
- Laura Yue, Wirtschaftsanalytikerin, GroundProbe
Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen
Celoxis unterstützte GroundProbe bei der Verbesserung der Sichtbarkeit, Konsistenz und Vorhersagbarkeit auf verschiedenen Ebenen ihrer Organisation.
Im Besonderen,
Sie konnten leicht die budgetierte gegenüber der tatsächlichen Zeit für ihre Projekte verfolgen. Dies half den Projektmanagern, die Aufgaben bei Bedarf und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu bestätigen.
Mit Celoxis, könnte GroundProbe Projektbudgets und Kosten in Echtzeit überwachen und Budgetrisiken erkennen, sobald sie auftauchen.
Die Projektleiter konnten den Projektfortschritt an das Management, die Teammitglieder und die Kunden weiterleiten.
Die Teammitglieder könnten ihre Urlaubs- und sonstigen arbeitsfreien Tage einfach in das System eintragen und damit ihre Aufgaben automatisch im Projektplan ausrichten.
Teams, die oft an mehreren Projekten arbeiten, könnten nun genau wissen, was auf ihrem Teller liegt, und ihren Managern zeitnahe Status-Updates und realistische Fertigstellungstermine zur Verfügung stellen.
Die Zeiterfassungsfunktionalität ermöglichte es den Mitarbeitern, die Zeit auf der Ebene der Projektaufgaben genau zu verfolgen. Dies ermöglichte ein größeres Verständnis und eine bessere Sichtbarkeit der Orte, an denen Einzelpersonen und Gruppen ihre Zeit verbrachten.
Celoxis erleichterte die Genehmigung der Stundenzettel und konnte die harte Arbeit des Teams demonstrieren und die Ergebnisse rechtfertigen.
Mit Hilfe von Manager- und Executive Dashboards hatten sie einen viel besseren Überblick über laufende Projekte und konnten in Echtzeit nachverfolgen, ob sie Abweichungen bemerkt haben.
Mit Hilfe des Ressourcenauslastungsdiagramms konnten sie Ressourcenengpässe leicht erkennen und vorausschauender planen.
Was mögen sieCeloxis?
Bei der Suche nach einem Projektmanagement-Tool waren die vier wichtigsten Überlegungen für GroundProbe, dass es cloud-basiert sein sollte, um den Zugriff von überall her zu gewährleisten, sowie eine gute Reportingfähigkeit, geringe Kosten und eine intuitive Bedienbarkeit. CeloxisDiese Überlegungen wurden nicht nur erfüllt, sondern auch den anderen Tools, die GroundProbe in Bezug auf Funktionalität und Wert bewertet hat, weit überlegen.
Mit Celoxis, dauerte es GroundProbe nur ein paar Tage, um alle ihre Projekte zu bewegen und komplette Ausbildung für Mitarbeiter und Projektleiter.
Zu den wichtigsten CeloxisFunktionen, die GroundProbe nutzt, gehören
Vollständig anpassbare und visuelle Dashboards ermöglichen es SilkRoad-Managern und Führungskräften, mit Projektaktualisierungen in Echtzeit auf dem Laufenden zu bleiben und einen sofortigen Einblick in den Fortschritt, die Risiken und die Budgets all ihrer Projekte zu erhalten.
Mehrere Dashboards
GroundProbes Projektmanager und Führungskräfte in den Bereichen Produktentwicklung und GeoPhysik verfügen über eigene Dashboards, die einen Überblick über den Projektstatus geben, einschließlich Frühwarnsignalen, die darauf hinweisen, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft. Ihre Teams haben auch ihre eigenen Dashboards, um ihre Aktivitäten im Auge zu behalten und ihre Zeit effizienter zu nutzen. Das Team-Dashboard bietet auch Werkzeuge zum Hinzufügen von Kommentaren und Aktualisierungen zu Aufgaben und zum Hochladen von Dateien.
RAG-Indikatoren
Mit Celoxis' ausgefeilten RAG-Indikatoren wussten die Projektleiter schon im Vorfeld, ob Aufgaben mit Zeit- oder Kostenüberschreitungen gefährdet waren.
Ressourcenauslastungstabelle
Das interaktive Ressourcenauslastungsdiagramm bietet eine farbkodierte Karte aller Ressourcen und ihrer Aktivitäten. Dies hilft den GroundProbe-Managern zu erkennen, wo die Ressourcen-Engpässe auftreten, und Überzuweisungen in einem oder mehreren Projekten zu verhindern.
Rationalisierte Arbeitsprozesse
Celoxis hat die Prozesse für GroundProbe rationalisiert und ihren Teams die Möglichkeit gegeben, ihre Arbeit zu verfolgen. Jetzt sind ihre Teams in der Lage, ihre harte Arbeit zu quantifizieren und für die Zukunft richtig zu budgetieren, und die Führungskräfte haben ein besseres Verständnis dafür, wie ihre Teams funktionieren und welchen Wert sie für das Unternehmen haben.
Ein-Klick Timesheet-Freigaben
Diese Funktion ist eine echte Zeitersparnis für die Projektmanager, die alle Zeiteinträge ihres Teams mit einem einzigen Klick sofort genehmigen (oder ablehnen) können. Diese Funktion macht die mühsame Aufgabe der Genehmigung von Stundenzetteln schnell, leicht und einfach.
Finanzberichterstattung und Analytik
Durch die Verwendung der sofort einsatzbereiten Best-Practice-Finanzberichte ist GroundProbe in der Lage, genaue Daten über die Projektkosten in Echtzeit zu erhalten und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Persönlicher Kalender
Diese Funktion ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Urlaubstage und andere arbeitsfreie Tage einfach hinzuzufügen, ohne in ein anderes System zu gehen.
Die Ergebnisse
Verbesserte Projektsichtbarkeit
Die GroundProbe nutzt Celoxis als Management-Tool für Projekte und zur Skalierung ihrer Aktivitäten. Seitdem sie die CeloxisSie haben eine bessere Vorstellung davon, was in der gesamten Organisation vor sich geht, haben Zugang zu den relevanten Informationen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt werden, und verfügen über klare Zeitpläne mit Meilensteinen und Terminen.
Gesenkte Betriebskosten
Von einem Flickenteppich aus Tabellenkalkulationen, E-Mails, Messaging und verbaler Kommunikation bis hin zur Nutzung von Celoxis als eine einzige Quelle der Wahrheit, Celoxis half GroundProbe, die Betriebskosten auf verschiedenen Ebenen zu senken.
Verbesserte termingerechte und kostengerechte Lieferung von Projekten
Durch den Einsatz Celoxisder GroundProbe konnte die zeit- und budgetgerechte Umsetzung ihrer Projekte deutlich verbessert werden.
Geringste Lizenzkosten
GroundProbe war in der Lage, ein vollwertiges Projektmanagementsystem zu den geringstmöglichen Kosten auf dem Markt zu erhalten.
Erste Schritte Celoxis
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