Das papierlose Büro
Tipps und Tools für die Umsetzung des digitalen Büros Kopieren, Scannen, Drucken – Diese Aufgaben beschäftigen in vielen Unternehmen eine ganze Arbeitskraft. Ein Glück, dass immer mehr Unternehmen Gefallen an einem papierlosen Büro finden. Dieser Trend ist dank moderner Technologien leicht zu realisieren. Wie auch Sie ein vollständig digitalisiertes Büro umsetzen können und welche Vorteile Ihnen das bietet, wollen wir Ihnen im folgenden Artikel erläutern.
1. Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros
1. Vor-und Nachteile eines papierlosen Büros
Ein papierloses Büro ist ein Büro, das ausschließlich Computer und verschiedene Software einsetzt, um ohne papiergebundene Dokumente auszukommen. Hieraus resultieren folgende Vor- und Nachteile:
Kostenersparnis (reduzierte Druckkosten)
Arbeitseinsparung: Besonders schneller Zugriff auf sämtliche Dokumente
Platz- und Materialersparnis
Mobilität: Jeder kann von überall auf Daten zugreifen
Effizientere Zusammenarbeit in Teams
Umweltschonend dank weniger Papiermüll
Effizientere Zeitnutzung: Geringerer Suchaufwand von Dokumenten durch Nutzung der Suchfunktion
Mehr Ordnung am Arbeitsplatz
Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit
Die Einführung und Umsetzung des papierlosen Büros kann je nach Größe des Unternehmens unter Umständen ein langwieriger Prozess sein.
Für den Schritt zum digitalen Büro braucht es eine gewisse Disziplin und Mut zur Veränderung.
2. Tipps für die Umsetzung
2. 5 Tipps für die Umsetzung eines papierlosen Büros
1. Ist-und Soll-Zustand definieren
Wurde der Entschluss gefasst, das papierlose Büro umzusetzen, muss zunächst geklärt werden, wie die Umsetzung letztlich Schritt für Schritt durchgeführt werden kann. Hierfür ist zunächst eine Bestandsaufnahme erforderlich, die mehrere Wochen andauern kann. Es muss analysiert werden, in welchen Bereichen was an Papier anfällt und was davon alles digitalisiert werden soll. Originaldokumente werden nur noch in den seltensten Fällen benötigt. Bei so gut wie allen Dokumenten reicht es aus, diese in digitaler Form zu erhalten. Wichtig ist jedoch, sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Dokumente zu erfassen. Auch Notizen, die betriebsintern angefertigt werden, müssen nicht mehr auf Papier erfasst werden.
2. Briefpost digitalisieren
Im nächsten Schritt geht es darum, die Briefpost zu digitalisieren. Hierunter fallen sämtliche Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Notizen, Buchungsbelege, Lieferscheine u.v.m. Je nach Aufwand und Ressourcen können die Dokumente im eigenen Unternehmen per Scanner digitalisiert werden. Bei größeren Unternehmen ist es hilfreich, auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen, der die Briefpost einscannt und für die weitere Verarbeitung zur Verfügung stellt.
3. Konsequent bleiben
Man ist immer wieder Situationen ausgesetzt, in denen man eigentlich gerne kurz zum Papier greifen möchte. Sei es für Protokolle und Notizen in Meetings oder für Ideen, die man schnell skizzieren möchte. Und auch bei Rechnungen oder anderen Dokumenten fällt man häufig in alte Gewohnheiten zurück und möchte diese ausdrucken. Doch am Arbeitsplatz der Zukunft geht es auch anders, man muss nur konsequent bleiben. Einfach den Laptop mit ins Meeting nehmen und sämtliche Notizen digital erfassen. Und selbst für das Unterschreiben von Dokumenten ist es kaum noch nötig, diese auszudrucken. Für die meisten ist es völlig ausreichend, seine handgeschriebene Unterschrift einmal einzuscannen, diese auf dem Computer zu speichern und sie in das Unterschriftenfeld des Dokumentes einzusetzen.
4. Dokumente in der Cloud verwalten
Unternehmen, die auf ein papierloses Büro umsteigen möchten, sollten für ihre Dokumentenverwaltung einen Cloud-Speicher wählen. Dadurch erlangen die Mitarbeiter sehr viel mehr Flexibilität, da Cloud-Speicher für jedes internetfähige Gerät zugänglich sind und die Mitarbeiter so auch mobil auf die Daten zugreifen können.
5. Geordnete Ordnerstrukturen und Dateinamen
Um jederzeit alle Dokumente schnell zu finden, ist eine durchdachte Ordnerstruktur wichtig. Am besten ist es, mit Hauptordnern und Unterordnern zu arbeiten. Man sollte jedoch darauf achten, dass die Anzahl der Unterordner nicht zu groß wird, da sonst ggf. längere Suchen in Kauf genommen werden müssen. Zudem sollte eine konsequente Bezeichnung für Dokumente verwendet werden, damit diese jederzeit über das Suchfeld gefunden werden können.
3. Tools für ein digitales Büros
3. Tools für ein digitales Büro
Damit die Umsetzung des digitalen Büros gelingt, ist es hilfreich auf bestimmte Tools zurückzugreifen. Sie helfen dabei, die Arbeit flexibler und kollaborativer zu gestalten und sorgen dafür, dass Mitarbeiter auf Wunsch auch mobil auf alle wichtigen Dokumente Zugriff haben.
Allzu lange ist es noch gar nicht her, da waren lokale Speichermedien notwendig, um die digitalisierten Dokumente archivieren und bearbeiten zu können. Mittlerweile kommen aber immer häufiger Cloud-Dienste wie z.B. Dropbox oder Google Drive für die Dokumentenverwaltung zum Einsatz. Der große Vorteil hierbei ist, dass die digitalisierten Daten sogar gleichzeitig von mehreren autorisierten Mitarbeitern – selbst an unterschiedlichen Standorten – abgerufen und auf Wunsch bearbeitet werden können.
Vor allem Google Drive eignet sich auch exzellent für kollaboratives Arbeiten, da man in Echtzeit sieht, was der andere gerade bearbeitet oder tippt. Durch den Einsatz einer zentralen Ablage, wie einem Cloud-System wird die Produktivität des Unternehmens gesteigert und man geht einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro. Das Ausdrucken von Zwischenergebnissen ist mit einem solchen System nämlich nicht länger erforderlich, da man jederzeit auch mobil auf das Dokument zugreifen kann. Das spart sowohl Papier als auch Zeit.
Digitaler Kalender
Ein weiteres sehr nützliches Tool von Google ist die Kalenderfunktion. Der Google Kalender kann den altbekannten Tischkalender vollständig ersetzen und ist zudem weitaus praktischer. So kann man zum Beispiel verschiedene Kalender mit Freigaben für die unterschiedlichsten Team-Mitglieder verwalten und man hat jederzeit den Überblick darüber, welche Kollegen zu welcher Uhrzeit verfügbar sind. Setzt man ein Meeting für eine bestimmte Uhrzeit an, erhalten alle Mitglieder von denen die E-Mail-Adresse eingetragen wurde, eine Benachrichtigung und können die Einladung annehmen oder ablehnen.
In Unternehmen kommt es nicht selten vor, dass Informationen oder Anweisungen auf Zettel geschrieben und an Mitarbeiter weitergeleitet werden. In Zeiten der Digitalisierung geht das jedoch auch sehr viel einfacher. Eine Möglichkeit wäre der Einsatz eines Kommunikationstools bzw. eines Messengerdienstes im Unternehmen.
Der Placetel UC-One Communicator
Mit der Uniefied Communication Lösung von Placetel z.B. stehen Ihnen vielseitige Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Team-Kommunikation verbessern können.
Mit dem Placetel UC-One Communicator sehen Sie jederzeit, welcher Kollege gerade verfügbar ist.
Mit dem Business-Kommunikationstool können Sie Ihre Kollegen jederzeit direkt anschreiben, ihnen den Monitor freigeben und die Funktion als Präsentationstool nutzen oder Dateien einfach per Drag&Drop an Kollegen schicken. Das spart Zeit und ist sehr viel effektiver als die Kommunikation per E-Mail oder via Zettel.
Zudem gibt es in vielen Büros immer noch lokale Faxgeräte, die jedoch durch digitale Lösungen vollständig ersetzt werden können. So bieten die meisten VoIP-Anbieter die Funktion Fax2Mail und Mail2Fax an, mit der es möglich ist, Faxe einfach über den Computer zu versenden und zu empfangen.
Zwar ist der Weg zum papierlosen Büro meist ein langwieriger Prozess, jedoch können Unternehmen durch dessen Umsetzung von vielen Vorteilen wie Kosten- und Zeitersparnis, Beitrag zum Schutz der Umwelt, Mobilität und einer effizienteren Zusammenarbeit profitieren. Zudem kann bereits mit wenigen Tools wie einer Cloud-Lösung für die Dokumentenverwaltung oder einer Business-Kommunikationslösung wie einem Messengerdienst viel für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes getan und die Produktivität der Mitarbeiter verbessert werden. Und selbst mit kleinen Maßnahmen können Sie schon viel für die Papierrreduzierung in Ihrem Unternehmen erreichen. 6°51 entscheidet sich für Placetel Vorteile des Online-Fax