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Gemeinde Groningen
Gemeinde Tilburg Effiziente Dokumentenerstellung in der Kommunalverwaltung.
Die Stadtverwaltung Groningen nutzt SmartDocuments für die gesamte Kommunikation mit den mehr als 200.000 Einwohnern.
Die Stadt profitiert dabei von einer effizienten Dokumentenerstellung für die gesamte Organisation.
Was waren die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse?
Mit der Einführung eines Shared Service Center (SSC) ist Gerke Bos, Leiter Informationsmanagement, erst recht von der Richtigkeit SmartDocuments organisationsweit einzusetzen überzeugt. „Das SSC bildet den Eingang für die Prozessinformationen in die städtische Organisation. SmartDocuments passt dabei als organisationsweiter Standard für die Dokumentenerstellung gut in das Gesamtbild.“
Bos: „Der Wechsel unserer Lösung zur Büroautomatisierung zu GWS4all (System von Centric für Arbeit und Einkommen) sorgte dafür, dass wir uns auch nach einer neuen Dokumenterstellungssoftware umsehen mussten. Eine Marktuntersuchung führte uns zu SmartDocuments. Ein „best of breed“ Produkt, das komplett auf die Dokumentenerstellung und das Vorlagenmanagement ausgerichtet ist und auf die spezifischen Bedürfnisse in den Kommunalverwaltungen eingeht. In Bezug auf Funktionalität und einfache Verwaltbarkeit ideal für uns.“
„Schritte vorwärts in Richtung fallorientiertes Arbeiten und Integration. Groningen wollte kurzfristig vorwärts kommen.“ Bos: „Schritte in Richtung fallorientiertes Arbeiten, mit effizienten Prozessen. Dort sahen wir eine wichtige Rolle für SmartDocuments. Das Vorlagenmanagement und damit die gesamte Erstellung von Dokumenten waren innerhalb der Verwaltung sehr unterschiedlich geregelt. Hinter dem Corporate Design mit etwa 3.000 verwendeten Vorlagen, saßen die unterschiedlichsten Anwendungen. Dies führte zu einer extrem fragmentierten (Vorlagen-) Verwaltung. SmartDocuments passt perfekt zu unseren Wünschen. Inzwischen ist das gesamte Management der Dokumentenerstellung aus den verschiedenen Anwendungen zentralisiert.“
„Die Integration von SmartDocuments in GWS4all und andere Anwendungen erfolgte nahtlos. Wichtige Grunddaten für die ausgehende Kommunikation werden so durchgängig in den Dokumenten verwendet. Durch die in SmartDocuments zentral verwalteten Textbausteine sind alle kommunalen Dokumente einfach zu erstellen und zu pflegen. SmartDocuments ist für uns ist der „missing link“ bei der fallorientierten Arbeit. Alle Dokumente, können in gleicher Art und Weise in den Fall aufgenommen und (digital) archiviert werden.“
Einfache Vorlagenverwaltung
„Die Komplexität in der Vorlagenverwaltung ist mit der Einführung von SmartDocuments verschwunden. Durch die Umstellung auf eine einzelne Verwaltungsumgebung für die Dokumentenerstellung und Corporate Identity, wurde der Verwaltungsaufwand reduziert. Durch die Einführung des SSC wurde dabei die funktionelle Verwaltung der Dokumentenerstellung sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation zentralisiert. Zusätzlich hat sich die Konsistenz der ausgehenden Dokumente deutlich verbessert.“
Die Anwendererfahrung
„Die Dokumenterstellung in einer Kommunalverwaltung wird aus verschiedenen Anwendungen heraus in Gang gesetzt. Mit SmartDocuments als „Haupteingang“ für alle Daten aus anderen Anwendungen wie GWS4all, BWT4All und Allegro verwalten wir Dokumentvorlagen nur einem Ort. SmartDocuments importiert die Daten und bindet sie in die Dokumente ein. Die mit SmartDocuments erstellten Dokumente können dann ganz einfach automatisch in die Akte aufgenommen werden. Diese Arbeitsweise ist für die Menschen, die die Dokumente jeden Tag für Ihre Arbeit brauchen, sehr benutzerfreundlich und fördert so die interne Nutzung und Akzeptanz enorm.“
Einblick in den Einsatz
Ein weiterer wichtiger Vorteil für Bos ist die Übersicht, die SmartDocuments über die Verwendung von Vorlagen und Textblöcken liefert. Bos: „Dadurch behalten wir die Anzahl der Vorlagen und Bausteine im Griff. Wenn etwas über eine längere Zeit nicht benutzt wurde, können Sie besser löschen oder anpassen. Management-Informationen, die wir vorher nicht zur Verfügung hatten. Dadurch wurden Vorlagen nicht nur unnötig lang vorgehalten sondern auch verwaltet.“ Bos weiter: „Wir gehen von der neuen digitalen Arbeitsplatz aus. Sie loggen sich irgendwo einfach ein und können alle Anwendungen, für die Sie berechtigt sind nutzen, inklusive SmartDocuments. Diese Entwicklung sind wir in der Lage, mit weniger Leuten mehr zu schaffen. Und das ist auch notwendig, im Hinblick auf all die zusätzliche Arbeit, die auf uns zukommt. Dass Investitionen in SmartDocuments haben wir schnell zurück verdient. Allein schon der geringere Administrationsaufwand spart uns eine Menge Zeit und damit Geld.“
Roy Grunewald E-Mail: info@smartdocuments.de