Folgende Spielregeln gelten für digitale Buchführung und elektronische Archivierung
Bereits seit 2015 gelten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Aber haben Sie sich wirklich damit auseinandergesetzt, wie Sie mit digitalen Daten im Unternehmen zu verfahren haben, um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein?
Die Papierrechnung gehört langsam, aber sicher der Vergangenheit an. Auch Betriebsprüfungen werden über kurz oder lang digital ablaufen. Eine elektronische Rechnung einfach auszudrucken und in den entsprechenden Ordner zu heften ist dann ganz bestimmt nicht mehr der richtige Weg.
Eine digital erhaltene Rechnung ist nämlich laut Vorschrift in der ursprünglichen, unveränderten Form aufzubewahren und dem Betriebsprüfer auf Verlangen im Original – also digital – vorzulegen.
Hinzu kommt, dass die Rechnung auch gemäß den Vorschriften der GoBD verarbeitet, gespeichert und für zehn Jahre im digitalen Original archiviert werden und lesbar sein muss. Diese Regeln gelten selbstverständlich auch für alle anderen buchhalterisch relevanten digitalen Belege, zum Beispiel aus der elektronischen Zeiterfassung oder aus der Kasse.
Auf diese Aspekte sollten Sie im Umgang mit digitalen Buchhaltungsunterlagen unbedingt achten, um den GoBD zu entsprechen und bei einer Betriebsprüfung nicht beanstandet zu werden:
Jeder Sachverhalt und Bearbeitungsschritt muss für sich nachvollziehbar sein.
Alle Daten und Informationen sind vollständig zu speichern.
Die aufgezeichneten Daten müssen den Tatsachen entsprechen.
Sämtliche Unterlagen zu einem Geschäftsfall müssen innerhalb von zehn Tagen in der zeitlich richtigen Reihenfolge sicher abgelegt und zugreifbar sein.
Änderungen zu einem Geschäftsfall dürfen nicht durch Löschungen oder Überschreibungen durchgeführt werden. Das bedeutet: Die Änderung einer Rechnung oder eines beliebigen anderen Belegs muss durch Stornierung oder Gutschrift in einem eigenen, nachvollziehbaren und unveränderbaren Schritt erfolgen. Dasselbe gilt für jede Art der Korrektur.
Das klingt zunächst ganz stark nach Bürokratie. Aber seien wir ehrlich: Digitale Ordnung und Transparenz in der Buchhaltung erleichtern am Ende des Tages die Arbeit neben dem Kerngeschäft. Nicht zu sprechen vom Ende des (Geschäfts-)Jahres, wenn die Steuerunterlagen ohne Stress, fristgerecht und (fast) per Knopfdruck an das Finanzamt übermittelt werden können!
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Schlagwörter des Beitrags: Dokumentenmanagement, E-Government
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