Mitarbeiter sitzen im Sitzungszimmer fest
Jedes Meeting verläuft anders. Manchmal liefern sich die Teilnehmer einen Schlagabtausch, manchmal verfallen sie in Lethargie. Warum trotz Kritik häufig am Sitzungsmarathon festgehalten wird.
Natalie Gratwohl 22.3.2016, 15:34 Uhr
Es war Nationaler Zukunftstag. Die Tochter sass aufmerksam neben ihrem Vater am Tisch und zeichnete auf einem Blatt Papier die Redeströme zwischen den einzelnen Sitzungsteilnehmern nach. Die fertige Zeichnung zeigte anschaulich den Gesprächsverlauf. Die Linien verdichteten sich zwischen drei Personen: dem Abteilungschef des Detailhandelsunternehmens, der das wöchentliche Meeting leitete, seinem Stellvertreter und einem anderen Angestellten, in dessen Zuständigkeit das besprochene Hauptthema fiel. Sonst war das Blatt weitgehend leer. Die übrigen Anwesenden konzentrierten sich entweder auf ihr Smartphone, starrten ins Leere und hingen in Gedanken wohl noch ihren Erlebnissen vom Wochenende nach oder tauschten leise tuschelnd die neusten Gerüchte aus.
Ein ganz anderes Bild – wohl eher ein kunterbuntes Wirrwarr – hätte die tägliche Zusammenkunft der Teamchefs in einem IT-Unternehmen ergeben. Die Sitzung glich einem permanenten Schlagabtausch. Es wurden abschätzige Bemerkungen gemacht, man fiel einander ins Wort, und wer nicht auf der Hut war, geriet ins Kreuzfeuer der Kritik. Ein Aussenstehender hätte sich gefragt, wo die Manieren der sonst höflichen Vorgesetzten geblieben waren. Weshalb das Klima über die Jahre hinweg immer frostiger geworden war, hinterfragte niemand. Die Stimmung verbesserte sich erst, nachdem der Assistent auf die Idee gekommen war, das Meeting in den schönsten Raum des Firmengebäudes zu verlegen und mit Kaffee und Gipfeli für eine entspanntere Atmosphäre zu sorgen. Die Sitzung dauerte fortan zwar jeweils etwas länger, verlief aber angenehmer und konstruktiver.
In der Marketing-Abteilung eines Industrieunternehmens bestand dagegen keine Gefahr, dass sich die Teilnehmer gegenseitig herausfordern und aufreiben würden. Vielmehr kam das Team zu Beginn der Sitzung meist nur schwer auf Touren. Das Treffen diente lediglich zwei Angestellten, die sich selbst gerne reden hörten, als Plattform – zum Ärger der anderen Kollegen. Da die Teammitglieder mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Meetings verbrachten, wurde in den Kaffeepausen und auf den Gängen viel über Sinn und Unsinn des alltäglichen Sitzungsmarathons diskutiert. Es wisse doch jeder, wie sich eine Sitzung effizient gestalten liesse, war man sich jeweils einig.
Zuerst wäre doch einmal zu überlegen, ob ein Meeting überhaupt notwendig sei, meinte ein Kollege. Mindestens die Hälfte der Sitzungstermine liesse sich damit einsparen. Manchmal frage er sich auch, was er zu den schwammig formulierten Themen denn überhaupt beizutragen habe, sagte ein anderer. Auch das Ziel der Treffen erschliesse sich ihm in vielen Fällen nicht, ebenso wenig wie wohl den fleissigen Versendern von Outlook-Einladungen. Und dann auch noch das fehlende Zeitmanagement und die mangelnde Fokussierung der Diskussion, warf ein Dritter in die Runde. Stundenlang könne man sich über Nebensächlichkeiten unterhalten. Nicht selten laufe das Gespräch aus dem Ruder, und am Ende wisse man gar nicht mehr, worüber eigentlich die ganze Zeit diskutiert worden sei.
Massnahmen, um an der unbefriedigenden Situation etwas zu ändern oder durch das eigene Verhalten einen Beitrag zum besseren Gelingen der Sitzung zu leisten, wurden jedoch nicht entwickelt. Vielleicht hatte man sich mittlerweile auch schon an die sozialen Fixpunkte im Arbeitsalltag gewöhnt, oder man war froh, einmal etwas durchatmen zu können. Vielleicht lag es aber auch an den unangenehmeren Aufgaben, die man demnächst, wenn auch nicht gerade heute, in Angriff nehmen wollte. Mit jeder Sitzung verschoben sich nämlich die lästigen Verpflichtungen, die seit längerem auf der To-do-Liste standen, noch ein bisschen weiter in die Zukunft.