PROZESSOPTIMIERUNG DURCH
Ärztekammer Westfalen-Lippe // UNSER KUNDE
Ärztekammer Westfalen-Lippe, Münster
Gesundheitswesen / Öffentl. Bereich
// PROJEKT
Mehr Service für die Mitglieder und Entlastung für die Mitarbeiter durch Selfservice-Portal der Ärztekammer Westfalen-Lippe. Einbindung des Editors M/TEXT und revisionssichere Archivierung der Dokumente in d3.
// TECHNOLOGIEN
inubit BPM, XSLT, XPath, Javascript/Sencha ExtJS 6.5.3, Liferay 7.0
Projektmanagement: Scrum
// PROJEKTDETAILS
/ AUSGANGSSITUATION UND ZIELSETZUNG
Bereits 2011 begann die Ärztekammer Westfalen-Lippe in Zusammenarbeit mit OVSoftware mit dem Aufbau eines prozessorientierten Dienstleistungsportals. Das Portal sollte den Kammermitgliedern, aber auch Dritten wie Anbietern von Fortbildungsveranstaltungen ermöglichen, Anträge direkt online zu stellen, Daten zu übermitteln oder Informationen abzurufen. Und das unabhängig von den Kammeröffnungszeiten.
Auch sollte das Portal als Kommunikationsdrehscheibe dienen, über die externe Nutzer und Fachanwender der ÄKWL miteinander kommunizieren können. Erklärtes Ziel war es, im weiteren Projektfortschritt möglichst viele Prozesse der ÄKWL über das Portal abzuwickeln und so einen hohen Grad der Prozessdigitalisierung zu erreichen.
/ PROJEKTVERLAUF
Das Gesamtprojekt ist in sogenannte Fachanwendungen aufgeteilt. Pro Fachanwendung werden die Wünsche eines Fachbereiches realisiert. Mit der Integration immer weiterer Prozesse und Fachanwendungen ist der Funktionsumfang des Portals seit Projektbeginn stetig gewachsen. Viele der früher telefonisch, postalisch oder per E-Mail übermittelten Daten werden heute online eingegeben und übertragen. Diese Informationen können anschließend von den jeweiligen Fachanwendern direkt im Portal eingesehen und bearbeitet werden. Auch elektronische Rückfragen sind möglich.
Parallel zur Realisierung neuer Fachanwendungen veränderten sich im Verlauf des Projekts aber auch Anforderungen an bestehende Funktionalitäten. So können externe Nutzer ihre Anträge heute bereits in verschiedenen Anwendungen bequem von zu Hause aus per Tablet oder Smartphone stellen. Dokumente lassen sich einfacher einreichen (z. B. Einlesen über Kamera) und der Antragsstatus ist jederzeit einsehbar.
Die internen Funktionalitäten des Portals wurden ebenfalls fortentwickelt. In einem Managementcockpit findet jeder Fachanwender jetzt seine Aufgaben zentral gebündelt zur Bearbeitung vor. Die entsprechenden Dokumente werden im Portal passgenau erstellt und dem Antragsteller zugeschickt.
MITGLIEDERINFORMATION DER ÄKWL ZUM NEUEN KAMMERPORTAL
Zum Öffnen PDF bitte anklicken.
/ TECHNISCHE LÖSUNG
Die Interaktion von Fachanwendern und externen Nutzern erfolgt per Web-Browser in einem Liferay 7.0 Portal. Hier können in inubit BPM erstellte Portlet-Workflows eingebunden und rollenbasiert zur Verfügung gestellt werden. Im Portal wird ein responsives Theme genutzt, um die verschiedenen Gerätetypen zu unterstützen.
Das selbstentwickelte Managementcockpit enthält alle Aufgaben für einen bestimmten Nutzer oder eine Rolle. Hier kann nach verschiedenen Kriterien gesucht oder sortiert und die Aufgabe direkt im Portal zur Bearbeitung geöffnet werden. Zusätzlich lassen sich Erinnerungen erstellen und Anträge können eingesehen werden.
Für die Erstellung der Benutzeroberflächen wird Sencha ExtJS, ein auf JavaScript basierendes Framework eingesetzt. Zum Einsatz kommt im Speziellen die Version 6.5.3 im “modern Toolkit”. Das modern Toolkit bietet die Unterstützung von mobilen Geräten. Somit können Anwendungen sowohl für Tablet oder Smartphone, aber auch für Desktopgeräte entwickelt werden.
/ DOKUMENTENERSTELLUNG
Die Fähigkeit der eingesetzten Backend Technologie inubit BPM, sich einfach mit verschiedensten externen Systemen zu verbinden, wird bei der Dokumentenerstellung genutzt. Die im XML-Format vorliegenden Daten werden per REST-Request an die Dokumenten­erstellung von kühn & weyh gegeben. Dort wird das entsprechende Dokument als PDF erzeugt und an den Workflow zurückgegeben. Zusätzlich wird der von kühn & weyh bereitgestellte Editor M/TEXT in der Oberfläche eingebunden, um interaktiv passgenaue Dokumente zu erzeugen.
Dokumente werden in einem externen Archivsystem revisionssicher aufbewahrt. Hierzu wird ein d3 Archiv genutzt und über seine Schnittstelle direkt aus inubit BPM angesprochen.
/ AGILES PROJEKTMANAGEMENT
Das Projektmanagement erfolgte in zunehmendem Maße agil. Zunächst wurde ein zentrales Kanbanboard in Jira eingesetzt. Heute arbeitet das mehrköpfige Projektteam in Teilbereichen zudem auch nach Scrum-Regeln. So können neue Aufgaben einfach priorisiert, geplant und umgesetzt werden. Gemeinsam werden Prioritäten festgelegt und Aufgaben erledigt. Ergebnisse kommen immer wieder auf den Prüfstand. Und in regelmäßigen Abständen wird bereits während des Entwicklungsprozesses eine lauffähige Software an die ÄKWL übergegeben.
Die Ärztekammer Westfalen-Lippe (ÄKWL) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Münster. Sie ist die berufliche Vertretung von fast 46.000 Ärztinnen und Ärzten in Westfalen-Lippe.