Der ditigale Besprechungs-Manager
27.05.2003 Office Erstellt von Diane Keller
Ein praktisches Tool zum Durchführen, Protokollieren und Managen von Besprechungen - diese Arbeitserleichterung wünschen sich viele Assistentinnen. Fünf Leserinnen haben einen Monat lang den ConferenceAdmin von GNS getestet.
Regelmäßige Besprechungen und Meetings sind in jedem Unternehmen an der Tagesordnung. Beim Protokollieren, Dokumentieren und Nachverfolgen von behandelten Themen hilft der ConferenceAdmin weiter: Er automatisiert und vereinfacht das Einladen zu Besprechungen genauso wie das digitale Recherchieren und Archivieren von Informationen. Unsere Testerinnen wollten wissen: Bedeutet dies eine Zeitersparnis für die Office-Kraft?
Fast alle konnten auf eine fundierte IT-Erfahrung zurückblicken: Mit MS-Office, SAP, MS-Project und verschiedenen Datenbanken hatten fast alle schon gearbeitet. Bei der Installation der Software - mit und ohne Unterstützung durch den EDV-Adminstrator - gab es deshalb bis auf eine Ausnahme keine Probleme. Als "übersichtlich, verständlich und sehr ausführlich" bewerteten die Testerinnen die Funktionen der Software, die im mitgelieferten Nutzer-Handbuch erklärt werden.
Zeitersparnis durch schnellere Informationen
Hoch waren die Erwartungen des Test-Teams an die Funktionalität des ConferenceAdmin: neben schnellen Zugriffszeiten sowie der Anpassung an interne Firmenanforderungen waren vor allem Zeitersparnis und Effektivität erwünscht. "Besonders gut finde ich die übersichtliche Verwaltung von Terminen, Fristen und Verantwortlichkeiten", fasste eine Sekretärin die Funktionalität der Software zusammen. Effizienter arbeiten dank der Protokollierungssoftware konnte auch eine weitere Testerin: "Nach Einarbeitung und Anpassung an unsere internen Erfordernisse war eine Zeitersparnis festzustellen". Zusätzlich zu dem vorhandenen Leistungsumfang würden zwei Testerinnen beim ConferenceAdmin gerne abgekoppelte Teilfunktionen und flexiblere Strukturen sehen. Auch auf das Zusammenspiel mit anderen Programmen kam es in der Büro-Praxis an: Da in der Firma einer Testerin mit Lotus Notes statt mit Outlook gearbeitet wird, wünschte sie sich als zusätzliche Funktion eine stärkere Anpassung an dieses Informationsmanagement-Tool.
Vorteile einer Protokollierungssoftware
Insgesamt lautet das Test-Urteil: "einfach und übersichtlich strukturiert". Die genutzten Programmteile waren einfach zu bedienen und erleichtern die Arbeit sichtlich - so lautete das Fazit einer Testerin. "Ich kann mir vorstellen, mit diesem Produkt in unserer Abteilung zu arbeiten", ergänzte ihre Kollegin die Vorteile einer speziellen Protokollierungssoftware. Aufgrund der Komplexität der Software empfanden fast alle Testerinnen die vierwöchige Testphase als zu kurz, um sich mit allen Funktionen des ConferenceAdmin vertraut zu machen. Deshalb will eine der Assistentinnen das Produkt auf jeden Fall weitertesten: "Ich bin neugierig geworden, was die Software noch alles in sich birgt."
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www.conferenceadmin.de