Wir nutzen den Weg der Kommunikation per E-Mail mit einigen Ausnahmen ausschließlich reaktiv als Folge einer uns erreichenden E-Mail. Eine mögliche Ausnahme ist z.B die Korrespondenz im Rahmen einer Werbeerlaubnis.
Reaktiv bedeutet hier, dass wir von Ihnen
eine Anfrage per E-Mail erhalten haben, auf die wir per EMail antworten
Sie uns in einem Telefonat die Beantwortung einer konkreten Angelegenheit per E-Mail erlaubt haben oder
wir einen Brief von Ihnen erhalten haben, in dem Sie explizit eine Beantwortung per E-Mail wünschen.
Wenn Sie bei einer E-Mail-Anfrage keine Beantwortung per E-Mail wünschen, so teilen Sie uns dies bitte kurz mit.
Unseren Vertriebspartnern teilen wir ohne Angabe personenbezogener Daten regelmäßig per E-Mail mit, dass für Sie neue Dokumente im geschützten Maklerportal eingestellt wurden.
Hinweis: Eine Reaktion per E-Mail ist in Bezug auf die Korrespondenz über Sach- und Haftpflichtverträge nur möglich, soweit diese keine besonders schützenswerten persönlichen Daten enthalten. Eine E-Mail Korrespondenz über Unfallverträge (s.u.) – auch als Reaktion – findet i.d.R. nicht statt.
Versendung per E-Mail
Wir haben bei unserem E-Mail Server eine vorzugsweise TLS-Transport-Verschlüsselung eingerichtet. Eine TLS-Verschlüsselung bedeutet, dass der Inhalt der E-Mail auf dem Transportweg von einem zum anderen Server dann nicht ausgelesen werden kann.
Vorzugsweise heißt, dass immer versucht wird, mit dem als nächstes empfangenden E-Mail Server per TLS zu kommunizieren. Nur falls der empfangende Server dies nicht kann, wird unverschlüsselt versendet.
Gerne können Sie mit uns auch eine gegenseitige TLS-Verschlüsselung der Domain-Endung (bei uns @k-m.info) einrichten, welches eine durchgehende TLS-Verschlüsselung gewährleistet. Denn zwischen unserem E-Mail Server und Ihrem E-Mail Server können weitere Server liegen, die möglicherweise nicht TLS verschlüsseln. Bitte sprechen Sie uns dazu an.
Unterscheidung Sach- und Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung
Unfallversicherungen und die Kommunikation über diese Verträge und Schäden enthalten in der Regel besonders schützenswerte Daten wie z.B. Gesundheitsdaten. Daher werden wir Ihnen dazu, wenn diese Art der Daten enthalten sind, keine E-Mails unverschlüsselt zusenden.
Denn selbst bei einer TLS-Verschlüsselung liegen die E-Mails auf den jeweiligen Servern unverschlüsselt vor, obwohl sie rechtlich durch das Fernmeldegeheimnis (Telekommunikationsgesetz) gegen Einsicht geschützt sind.
Stattdessen werden wir zu ihrem Schutz die Korrespondenz zu Unfallversicherungen per Post vornehmen. Unsere Vertriebspartner bekommen entsprechende Dokumente (wie auch den Großteil anderer Dokumenten) in unser geschütztes Maklerportal eingestellt, in dem sie mit Benutzernamen und Passwort eingesehen werden können.
Wir planen für die Zukunft auch ein entsprechendes Kundenportal, in dem wir dann alle Dokumente auch für Versicherungsnehmer einstellen können.