Tipps für die Auswahl einer Projektmanagement-Software für Grafikteams
Von Kat Boogaard, 1. Februar 2019
Es ist schon eine Herausforderung, alle Projekte in einem Grafikteam organisiert zu halten. Wenn viele Ihrer Dateien in Google Drive und Dropbox liegen, wichtige Informationen in E-Mails und Instant Messages begraben werden und Ihr Freigabeprozess immer wieder für Verzögerungen sorgt, ist Chaos vorprogrammiert. Doch es gibt etwas, das Abhilfe schafft: Eine Projektmanagement-Software für Grafikteams hilft Ihnen dabei, Ihr Team, Ihre Kunden und – vielleicht das Wichtigste – Ihre Projekte auf Kurs zu halten.
Und es mangelt nicht an Optionen: Bei der Online-Suche nach „Projektmanagement-Software“ werden Ihnen unzählige verschiedene Anbieter begegnen. Wie können Sie nun die Spreu vom Weizen trennen und eine finden, die Ihre individuellen Bedürfnisse am besten erfüllt? Hier sind die Kriterien, die Sie ansetzen sollten, um die Projektmanagement-Software für Grafikteams zu identifizieren, die genau zu Ihnen passt.
1. Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis
Projektmanagement-Software und -Systeme gibt es in kostenlosen Versionen bis hin zu umfassenden Enterprise-Versionen. Der Preis wird bestimmt durch eine Reihe verschiedener Faktoren, einschließlich (aber sicherlich nicht nur):
Die Anzahl der Nutzer, die auf das Tool zuzugreifen können
Die Anzahl der Projekte oder Workspaces
Die Anzahl der Funktionen und Integrationen
Die Speichermöglichkeiten
Wie viel Support und Hilfe für Kunden angeboten wird
Letztlich macht es keinen Sinn, Optionen zu bewerten, die außerhalb Ihres Budgets liegen. Bevor Sie also alle ihre Möglichkeiten durchforsten, bestimmen Sie, was Sie tatsächlich dafür ausgeben können.
Wir wissen, was Sie jetzt denken: Ich habe schon viele kostenlose Optionen auf dem Markt gesehen. Warum soll ich nicht einfach eine davon nehmen?
Natürlich, kostenlose Optionen sind verlockend. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die meisten kostenlosen Tools nur begrenzte Funktionen bieten. Es wird z.B. Einschränkungen bei der Anzahl der Nutzer, Projekte und Daten geben – geschweige denn fehlende Funktionen, Leistungen oder Integrationen, die Sie wirklich benötigen, um Ihre Grafikprojekte in Hochform zu bringen.
Wenn Sie außerdem vorhaben, Ihr Team, Ihre Dienstleistungen oder Ihren Kundenstamm zu erweitern, werden Sie wahrscheinlich schnell über diese Lösungen hinauswachsen. Dann müssen Sie den ganzen Prozess der Suche nach einem anderen System wieder von vorn beginnen.
Wenn Sie sich zuerst die Zeit nehmen, um Ihr Budget und Ihre Investitionsmöglichkeiten für eine Lösung festzulegen, können Sie sich diesen Ärger sparen. Wie das Sprichwort sagt, Qualität hat ihren Preis – und das erklärt, warum Enterprise-Software der am schnellsten wachsende Sektor bei den IT-Ausgaben für Unternehmen ist.
Dieser Schritt wird Ihnen nicht nur helfen, zu teure Optionen auszusortieren, sondern auch verhindern, dass Sie sich von der billigsten Option einwickeln lassen. Konzentrieren Sie sich also darauf, Tools zu finden, die in Ihr Budget passen und die Ihre Anforderungen wirklich erfüllen.
2. Die Funktionen, die Ihre Anforderungen erfüllen
Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass ihre Grafikprojekte organisierter und optimierter ablaufen. Um dieses Ziel zu erreichen, werden jedoch die speziellen Funktionen, die Sie benötigen, von Ihren Umständen, Projekten, Ihrem Team und dem Arbeitsablauf abhängen.
Bevor Sie Ihre Optionen für Projektmanagement-Software beurteilen, machen Sie sich eine Liste der lebenswichtigen Funktionen, die Ihr Tool haben muss. Beziehen Sie Ihr Team und alle anderen Stakeholder in diesen Prozess mit ein, sodass Sie unterschiedliche Perspektiven erhalten und alle Bedingungen berücksichtigen.
Die ideale Software kann für jedes Grafikteam ein bisschen anders aussehen. Aber nachfolgend haben wir einige Funktionen zusammengefasst, die Grafikteams in der Regel von einem Projektmanagement-Tool verlangen:
Dateiablage und -organisation: Sie haben eine Menge Dateien, sodass es möglich sein muss, diese Dateien für Bearbeitungen, Feedback und Freigaben hochzuladen. Sie brauchen auch Platz, um sie zu speichern und auf geeignete Weise zu organisieren, sodass die Grafiken nicht in E-Mails oder in Google Drive verloren gehen.
Arbeitseingangsformulare: Besonders wenn Sie Grafikanfragen von zahlreichen Teams oder Kunden erhalten, sollte Ihr System den Arbeitseingangsprozess optimieren, sodass Ihnen alle Informationen für eine effiziente Planung dieser Projekte von Anfang an zur Verfügung stehen.
Optimierte Kommunikation: Projektbezogene Gespräche sollten nicht in E-Mails oder Sofortnachrichten isoliert werden. Um die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern, benötigen Sie eine optimierte Kommunikation für Feedback, Fragen, Kommentare und Revisionen.
Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe: Wenn man mit einer Projektvorlage oder einem festgelegten Arbeitsablauf beginnt, kann das viel Zeit einsparen. Da aber kein Grafikprojekt dem anderen genau gleicht, benötigen Sie Flexibilität, um den Prozess entsprechend anzupassen.
Mehrere Projektansichten: Einige Grafikprojekte lassen sich ruckzuck erledigen, andere erstrecken sich dagegen über Monate. Die Möglichkeit, Ihre Projektansicht mit einer kreativen Projekt-Zeitleiste zu individualisieren, kann Ihnen helfen, Fristen im Überblick zu haben, Aufgaben-Abhängigkeiten zu erkennen und Ihre Ressourcen effektiver zu verwalten.
Vermutlich sind Ihnen jetzt noch weitere Funktionen in den Sinn gekommen, die Sie in Ihrer Projektmanagement-Software für Grafikteams gerne hätten. Notieren Sie sich diese, sodass Sie während der Suche darauf zurückgreifen können.
3. Die Möglichkeit, mit den Tools zu arbeiten, die Ihr Team bereits verwendet
Wir leben in einer digitalen Welt, das heißt, es gibt einige Tools und Apps, die Ihr Team bereits verwendet – einige, die Sie nicht aufgeben wollen, auch wenn Sie eine neue Projektmanagement-Software für Grafikteams in Ihrer Sammlung haben.
Behalten Sie diese Tools bei der Begutachtung Ihrer verschiedenen Optionen im Sinn, sodass Sie eine Software finden, die sich gut mit diesen Tools integrieren lässt.
Beispielsweise möchten Sie vielleicht die Kommunikation, die in Gmail und Slack geführt wird, in Ihrem Projektmanagement-System zentralisieren. Vielleicht hätten Sie gerne eine Plattform, die sich mit Ihrer Buchhaltungs-Software direkt integrieren lässt, damit Sie Ihren Kunden nahtlos Rechnungen ausstellen können. Oder vielleicht sollte sie sich mit Adobe Creative Cloud integrieren lassen, um Aktualisierungen und Freigabeanforderungen zum Kinderspiel zu machen.
Denken Sie daran, dass Ihr Ziel darin besteht, eine Projektmanagement-Plattform zu finden, die Ihre Arbeitsweise optimiert und Ihre Projekte einfacher macht. Nachzuprüfen, dass Ihre Software schön mit Ihren vorhandenen Tools zusammenspielen wird, kann Ihnen eine Menge unnötigen Ärger ersparen.
4. Flexibilität, um die Bedürfnisse des Einzelnen zu erfüllen
Ihr Projektmanagement-Tool wird nichts nützen, wenn es von den Mitarbeitern nicht wirklich eingesetzt wird. Und der Versuch, Menschen zu zwingen, ein System zu verwenden, das nicht mit ihren Bedürfnissen und ihrem Arbeitsstil vereinbar ist, wird nach hinten losgehen.
Natürlich sollte die Software Ihre Projekte und Arbeitsabläufe systematisieren, aber das bedeutet nicht, dass es keine Flexibilität haben muss.
Eine gutes Projektmanagement-Software für Grafikteams sollte individuell anpassbar sein, sowohl aus der Perspektive des Teams (beispielsweise mit maßgeschneiderten Arbeitsabläufen und übergreifenden Dashboards), als auch aus der Sicht des einzelnen Arbeitnehmers (damit sie zu jedem Zeitpunkt nur das sehen, was sie aktuell bearbeiten sollen).
Ein Tool zu finden, das dem Team bei der Zusammenarbeit hilft, aber auch dem Einzelnen die Flexibilität bietet – egal ob es Ihre Teammitglieder oder Ihre Kunden sind – sodass jeder so arbeiten kann, wie es ihm am besten passt, wird erheblich dazu beitragen, dass man bereit ist, die Plattform zu verwenden.
5. Die Möglichkeit, das Tool mobil zu verwenden
Es ist kein Geheimnis, dass Remote-Arbeit zunehmend an Popularität gewinnt und es sieht nicht danach aus, dass dieser Trend bald abebbt - ganz im Gegenteil.
Heutzutage wird berichtet, dass 70% aller Menschen weltweit mindestens einmal pro Woche remote arbeiten. Das bedeutet, dass Ihre Projektmanagement-Plattform von überall her zugänglich und bequem auf einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte verwendbar sein muss, nicht nur auf dem Desktop-Computer.
Eine Sache, auf die man unbedingt achten sollte? Eine native Mobil-App. Heutzutage erledigen wir immer mehr Arbeit auf unseren Smartphones. Tatsächlich hat eine Gallup-Umfrage ermittelt, dass 80% der Vollzeitbeschäftigten in den Vereinigten Staaten regelmäßig ein Smartphone verwenden. Das liegt nicht weit hinter den 87%, die einen Laptop oder Desktop-Computer verwenden.
Während Ihr Team wahrscheinlich nicht den Hauptteil der Arbeit auf dem Mobilgerät erledigt, sollten Ihre Mitarbeiter jedoch in der Lage sein, sich in der Bahn genauso über den Fortschritt eines Projekts informieren und Aktualisierungen kommunizieren zu können wie im Büro.
Einfach ausgedrückt: Je bequemer es ist, auf Ihre Software von überall her zuzugreifen, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass die Beteiligten es so benutzen werden, wie Sie es sich wünschen.
Finden Sie die Projektmanagement-Software für Grafikteams, die am besten zu Ihnen passt
Alle Optionen durchzukämmen, um die beste Projektmanagement-Software für Grafikteams zu finden, kann ziemlich zeitaufwändig sein. Aber die oben genannten Kriterien können Ihnen helfen, Ihre Optionen schnell einzugrenzen. Zusammengefasst sollten Sie nach einer Software suchen, die:
Zu Ihrem Budget passt
Die erforderlichen Funktionen aufweist
Sich mit vorhandenen Tools integrieren lässt
Sich an die Vorzüge der einzelnen Teammitglieder anpassen lässt
Eine Mobile-App anbietet
Während Sie die Kriterien durcharbeiten, werden Sie einige Kandidaten streichen können, die Ihre Bedürfnisse in den einzelnen Kategorien nicht erfüllen. Am Ende werden Sie Ihre Optionen deutlich eingeschränkt haben.
Was sollten Sie tun, wenn Sie immer noch mehr als eine Option auf Ihrer Liste haben? Beraten Sie sich mit Ihrem Team und registrieren Sie sich für einige Testversionen, sodass Sie die Software finden, die wirklich gut zu Ihrem Team und Ihren Prozessen passt.
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