ControllingPlanen und steuern mit Kennzahlen
Kennzahlen helfen, Prozesse zu steuern, Probleme im Unternehmen zu erkennen und Soll-Ist-Vergleiche anzustellen.
Berichte oder Reports sind in den meisten Unternehmen das übliche Mittel, um aus nackten Zahlen Informationen zu machen. Das Controlling liefert dazu unzählige Kennzahlen an die Fachabteilungen. Doch oft fällt es schwer, sich auf die wichtigen Kennzahlen zu beschränken. Was Vorgesetzte dann regelmäßig geliefert bekommen, können sie nicht richtig beurteilen. Auch die gerade wirklich wichtigen Fragen werden nicht beantwortet. Die Gründe für diese Defizite sind:
Die Informationen sind nicht ausreichend auf die Strategie und die Ziele des Unternehmens oder der Abteilung ausgerichtet.
Die Auswertungen und Berichte sind für den durchschnittlichen Leser schwer verständlich und nicht anschaulich genug.
Vorgesetzte erkennen nicht, wann sie die Kennzahlen für welche Entscheidungen brauchen und wie sie sie nutzen können.
Balanced Scorecard (BSC) Schritt für Schritt erstellen
Kennzahlen sind verdichtete Kenngrößen oder Messwerte, die über einen zahlenmäßig erfassbaren Sachverhalt berichten. Es handelt sich um numerische Informationen, die die Struktur eines Unternehmens oder Teile davon sowie die sich in diesem Unternehmen vollziehenden Prozesse und Entwicklungen beschreiben. Die Kennzahlen sollen ein Bild vermitteln, was in der Realität passiert, sodass die Manager eingreifen und steuern können, wenn sie meinen, dass das Unternehmen von seinem Weg und Ziel abkommt. Dazu werden Ist-Werte der Kennzahlen mit Soll-Vorgaben zu diesen Kennzahlen verglichen.
Auf wirklich wichtige Kennzahlen beschränken
Beschränken Sie sich auf die Kennzahlen, die für Ihren Arbeitsbereich wirklich wichtig sind. Wenn Sie für einen größeren Bereich oder für das gesamte Unternehmen verantwortlich sind, dann können Sie Ihre Kennzahlen beispielsweise in Form einer Balanced Scorecard (BSC) zusammenstellen. Sie bestimmen die strategischen Ziele und überprüfen, mit welchen Kennzahlen Sie messen können, inwieweit Sie ein Ziel erreicht haben. Mit der BSC und ihren vier Dimensionen „Finanzen“, „Kunden“, „Prozesse“ und „Lernen“ stellen Sie sicher, über ein Instrumentarium zu verfügen, das Sie für Ihre Planung und Steuerung brauchen. Hier gilt: Mehr als zwanzig Kennzahlen braucht es für die BSC im Allgemeinen nicht.
Noch weiter abspecken können Sie Ihr Kennzahlensystem, wenn Sie sich auf Ihre zentralen Erfolgsfaktoren fokussieren. Das sind die sogenannten Key Performance Indicators (KPI). Sie sind für alle Manager auf allen Ebenen im Unternehmen wichtig und werden von jedem individuell für den eigenen Verantwortungsbereich definiert. Die beiden Schlüsselfragen dazu lauten immer:
Woran werden die Leistungen und der Erfolg unseres Bereichs und unseres Teams festgemacht?
Woran erkennen wir, ob ein Ziel oder ein Erfolgsfaktor erreicht wird?
Geben Sie sich Mühe, die Kennzahl herauszuarbeiten, die zu dem wirklich wichtigen Ziel und zum zentralen Erfolgsfaktor möglichst gut passt. Sie sollten Messgrößen hinterfragen und relativieren sowie einschätzen können, was sie wirklich damit aussagen können. Erst wenn im Team Klarheit und Konsens herrscht, wird eine Kennzahl zur Schlüsselkennzahl.
Key Performance Indicators (KPI)
Key Performance Indicators (KPI) sind einfache und verständliche Leistungsindikatoren. Die Leistung, die ein Unternehmensbereich erbringt, wird in Form einer Kennzahl gemessen und dargestellt. Ein Unternehmensbereich kann dabei ein einzelner Mitarbeiter, ein Team, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen sein. Die Kennzahl macht sichtbar, ob der jeweilige Bereich seinen Zweck erfüllt und in welchem Umfang er vorgegebene Ziele erreicht. Es sollte möglichst wenige Key Performance Indicators für einen Bereich geben.
Balanced Scorecard (BSC)
Kennzahlen bestimmen, berechnen und damit arbeiten
Am Anfang der Arbeit mit Kennzahlen und der Analyse der Leistung steht häufig ein konkretes Problem oder ein Erkenntnisinteresse. Analysieren Sie deshalb dort, wo Sie ein wirkliches Problem erkennen. Oft resultiert das daraus, dass vorgegebene Ziele nicht erreicht werden. Dann entsteht Handlungsdruck, etwas zu ändern oder die Leistungen zu verbessern. Die notwendigen Schritte dafür:
Benennen Sie die Ziele für Ihren Verantwortungsbereich.
Woran wird Ihr Erfolg gemessen? Wo erkennen Sie Probleme? Wo gibt es Handlungsdruck?
Bestimmen Sie die Kennzahlen, anhand derer Sie erkennen, ob sie ein bestimmtes Ziel erreicht haben.
Legen Sie fest, wie die Daten für die entsprechenden Kennzahlen gemessen werden (Messverfahren, Messrhythmus, Messverantwortlicher).
Berechnen Sie die Kennzahlen aus diesen Daten und erklären Sie allen Mitarbeitern, was die Kennzahl bedeutet.
Es muss Klarheit und Einverständnis darüber herrschen, was die Kennzahl aussagt – und was nicht.
Erheben Sie die entsprechende Kennzahl über den für Sie relevanten Zeitraum.
Arbeiten Sie regelmäßig mit diesen Kennzahlen, indem Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber sprechen und Aktionen und Maßnahmen ableiten, wenn etwas verändert oder verbessert werden muss.
Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Sie die Kennzahl für die Planung und Steuerung Ihres Verantwortungsbereichs noch brauchen.
In manchen Fällen müssen einzelne Sachverhalte genauer überprüft werden. Auch dabei können Kennzahlen helfen, indem sie Zusammenhänge aufdecken. Stellen Sie anhand der Kennzahlen konkrete Hypothesen auf und überprüfen Sie dann durch entsprechende Messungen und Berechnungen, ob Ihre Vermutung richtig ist.
Dr. Jürgen Fleig
Redakteur, Trainer, Dozent
Redaktion business-wissen.de
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