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Planbilanz auf Basis von Ergebnisplanung und Ist-Daten
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Einflüsse wie die Globalisierung und die Corona-Pandemie, der Fachkräftemangel und der Klimawandel verändern das wirtschaftliche Umfeld. Dies führt zu Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität [1] und damit zu steigenden Anforderungen an die heutige Planung. Hohe Flexibilität in der Erfolgsplanung ist dabei häufig nicht mehr ausreichend. Die Planung muss darüber hinaus die gesamte Unternehmensentwicklung abbilden. Hieraus ergeben sich zunehmend Fragen zur zukünftigen Bilanzentwicklung [2].
Viele Unternehmen stehen daher vor der neuen Herausforderung einer möglichst effizienten Bilanzplanung. Im Folgenden wird gezeigt, wie Verantwortliche in Unternehmen basierend auf der Ergebnisplanung in Kombination mit den Ist-Daten der Finanzbuchhaltung eine Planbilanz pragmatisch erstellen können.
Grundsätzlich ist der Aufwand einer (Ergebnis-)Planung immer stark von der Komplexität der bestehenden Strukturen abhängig. Eine regelmäßige Analyse der Strukturen in Abstimmung mit den Anforderungen der Ersteller und Adressaten ist daher ein erster Schritt für eine möglichst effiziente Planung. Die Planung muss einerseits detailliert genug sein, um eine hohe Aussagekraft zu erzielen. Andererseits sollte sie effizient sein und einen angemessenen Zeitrahmen nicht überschreiten.
Da eine Bilanzplanung in vielen Bereichen in direkter Abhängigkeit zur Ergebnisplanung steht, ist bei der Struktur zu hinterfragen, ob es sinnvoll ist, Positionen aufgrund ihrer Auswirkungen für die Bilanz getrennt zu planen. Ein Beispiel ist Aufwand der klassisch über Rückstellungen verbucht wird, wie die Beiträge für die Berufsgenossenschaft oder Weihnachtsgeld. Dazu sollte im ersten Schritt eine exakte Analyse der Ist-Daten erfolgen. Der kurzfristige Mehraufwand wird durch Effizienzgewinne im Planungsprozess kompensiert.
Abweichend zur Ergebnisplanung ist bei der Bilanzplanung eine Fortschreibung der Ist-Daten für die Plausibilität zwingend notwendig. Daher stellen die aktuellen Zahlen aus der Finanzbuchhaltung die Basis der Bilanzplanung dar und dienen als planerische Eröffnungssalden. Die Abbildung der Planung in identischer Struktur wie die Bilanz aus der Finanzbuchhaltung erhöht die Transparenz und erleichtert eventuell notwendige Abstimmarbeiten. Der Grad der Detaillierung sollte an die Komplexität der Unternehmensstruktur angepasst sein.
Abb. 1: Bilanz aus dem Rechnungswesen
Für die Bilanzplanung stehen unterschiedliche Ansätze bereit. Ein Unternehmen mit stabiler Geschäftsentwicklung kann selektiv die Änderungen der Vorperioden für eine aktuelle Planung übernehmen. Zum Beispiel können die Forderungen jedes Jahr eine annähernd identische Kurve, etwa geprägt von saisonalen Schwankungen wie der Urlaubszeit, aufweisen. Bei einer geplanten Umsatzsteigerung bleiben die saisonalen Schwankungen in der Regel erhalten. Optional können die Forderungen in Abhängigkeit vom Umsatz berechnet werden.
Bei einer softwaregestützten Planung könnten die Forderungen entweder entsprechend der Veränderungen der Vorperioden übernommen oder mit einer Ergebniszeile (beispielsweise: monatlicher geplanter Umsatz, zzgl. USt) abgebildet werden. Anwender können Einstellungen für die einzelnen Positionen differenziert vornehmen.
Abb. 2: Einstellungsmöglichkeiten einer Bilanzzeile für die Planung (beispielsweise Rückstellungen)
Abb. 3: Definition einer Ergebniszeile für die Berechnung der Forderungen
Sobald die Ergebnisplanung abgeschlossen ist und die Planungsstruktur geprüft wurde, können Verantwortliche mit der Bilanzplanung beginnen. Eine automatisierte Bilanzhochrechnung sollte immer getrennt von der Ergebnisplanung erfolgen.
Im ersten Schritt kann eine "pauschale" Hochrechnung erfolgen.
Abb. 4: Dialog der Bilanzhochrechnung mit unterschiedlichen Einstelloptionen
Wie bei der Ergebnisplanung stellt eine (noch so gute) automatisierte Planung nur die Basis dar. Durch die Kombination der geprüften Struktur und unterschiedlicher Steuerungsmöglichkeiten der Software sollte der notwendige Abstimmaufwand gering sein. Werden nach einer ersten Hochrechnung zuerst die Positionen geprüft, die sich aus der bestehenden Ergebnisplanung ergeben, bleibt in der Regel nur ein geringer Plausibilisierungsaufwand übrig.
Die folgenden Erläuterungen einzelner Bilanzpositionen orientieren sich an der "klassischen" Bilanzgliederung. Der Beitrag erläutert exemplarisch Positionen, deren Gewichtung individuell zu beurteilen ist. In der Regel sind je nach Unternehmensstruktur und / oder Branche einzelne Bereiche detaillierter zu betrachten.
Anlagevermögen:
Der Restbuchwert des aktuellen Anlagevermögens zum Ende des vorangegangenen Wirtschaftsjahres wird als Startsaldo des Planungszeitraums angesetzt. Sofern das Unternehmen Anschaffungen in diesem Zeitraum plant, muss dies bereits bei der Planung der Abschreibung berücksichtigt worden sein. Die geplanten Zugänge sollten periodengerecht als Zugang erfasst werden.
Den Lagerbestand können Unternehmen in den meisten Fällen in Abhängigkeit vom Umsatz und der Branche planen. Dabei ist ein eventueller Zeitversatz durch Produktionszeiten zu beachten. Sollten Verantwortliche eine regelmäßig wiederkehrende Erhöhung des Lagers, etwa durch Einkäufe auf einer Branchen-Messe, planen, könnten auch die Veränderungen des Vorjahres abgebildet werden.
Forderungen:
Die Forderungen können, wie bereits erläutert, pauschal aus der Entwicklung der Vorperioden übernommen oder in Abhängigkeit der geplanten Umsatzentwicklung berechnet werden.
Sonstige Forderungen / Verbindlichkeiten:
In Abhängigkeit des Wertes im Verhältnis zur Bilanzsumme ist zu prüfen, ob eine detaillierte Planung notwendig ist. Unter Umständen ist es möglich, aufgrund von Geringfügigkeit eine pauschale Summe einzuplanen.
Bei den sonstigen Verbindlichkeiten ist zu beachten, dass die Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer und in der Regel die USt-Verbindlichkeit enthalten sind.
Kassenbestand, Bankguthaben / Verbindlichkeiten gegen Kreditinstitute:
In der Regel stellt diese Position am Ende der Planung die Differenz zwischen Aktiva und Passiva dar. Sofern alle anderen Positionen mit der notwendigen Sorgfalt geplant sind, spiegelt diese Position die Entwicklung der liquiden Mittel wider. Abhängig von der gesamten Finanzierungssituation des Unternehmens kann diese Position aktivarisch oder passivarisch sein. Darlehen sollten Verantwortliche exakt entsprechend der Tilgungspläne planen.
Aktive / Passive Rechnungsabgrenzungsposten:
Aufgrund der Auswirkung auf die Liquidität sollten die Rechnungsabgrenzungen exakt geplant werden. Diese stellen bei hohen Salden eine gravierende Verschiebung der Liquidität dar, so etwa bei jährlich im Voraus berechneten und vereinnahmten Dienstleistungserlösen.
Sonstige Aktiva / Passiva:
In den meisten Fällen handelt es sich hier um eher unwesentliche Positionen, die mit einem entsprechend pragmatischen Ansatz geplant werden können, eventuell mit einem pauschalen Betrag.
Eigenkapital:
Das Stammkapital stellt in der Regel einen fixen Betrag dar. Zusätzlich sollte der Gewinn- oder Verlustvortrag (inklusive aktueller Entwicklung) und mögliche geplante Ausschüttungen berücksichtigt werden.
Jahresüberschuss/-fehlbetrag aus der aktuellen Ergebnisplanung
Rückstellungen:
In Bezug auf die Rückstellungen ist die oben erwähnte Frage der Detaillierung der Ergebnisplanung entscheidend. So sind Beiträge zur Berufsgenossenschaft in der Regel für die Ergebnisbetrachtung nicht elementar und werden in der Ergebnisplanung monatlich linear verteilt. Im Folgejahr sind diese immer in einem fixen Monat fällig und können dann, durch den kumulierten Wert, durchaus die Liquidität beeinträchtigen.
Ähnlich ist der Sachverhalt bei Rückstellungen für Weihnachtsgeld: In der Regel erfolgt die Buchung als monatliche Zuführung der Rückstellung, die Auszahlung erfolgt in einem fixen Monat. Je nach Höhe des gezahlten Weihnachtsgeldes kann das erheblichen Einfluss auf die Liquidität im Zahlungsmonat haben und sollte daher in der Ergebnisplanung immer getrennt ausgewiesen werden.
Allgemeiner Hinweis:
Besondere Sorgfalt sollte das Unternehmen auf Positionen legen, die Verschiebungen zwischen Ergebnis- und Bilanzplanung darstellen. Dazu gehören Veränderungen des Anlagevermögens, Aktive oder Passive Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen. Ein getrennter Ausweis wesentlicher Positionen ermöglicht in Abhängigkeit der eingesetzten Software zudem eine möglichst effiziente (halb-)automatisierte Planung, die nur noch einen geringen manuellen Nachbearbeitungsaufwand bedeutet.
Mit den aufgeführten Erläuterungen unterschiedlicher Planungsansätze in Bezug auf einzelne Bilanzpositionen kann es sinnvoll sein, die Struktur der Bilanzplanung nochmals zu überprüfen. Ebenso kann die eingesetzte Software in Verbindung mit den Möglichkeiten einer Bilanzplanung Einfluss auf die Struktur nehmen. Unter Umständen müssen Anwender für eine Bilanzplanung Stammdaten neu anlegen oder überarbeiten. Teilweise unterstützen Softwarelösungen durch Importfunktionen für notwendige Stammdaten der Bilanzerweiterung, die an einen Standard-Kontenrahmen angelehnt sind.
Abweichend von der Ergebnisplanung sollte bei der Bilanzplanung auf Nachkommastellen nicht verzichtet werden, da auch die Planbilanz keine Differenz zwischen Aktiva und Passiva aufweisen sollte. Es ist empfehlenswert dafür eine Differenzzeile in die entsprechende Auswertung aufzunehmen.
Abb. 5: Beispiel einer Planbilanz nach automatisierter Hochrechnung vor manuellen Korrekturen
Durch den Vergleich mit den Werten der Bilanz zum Jahresende wird sofort deutlich, dass im Bereich "Verbindlichkeiten gegen Kreditinstitute" eine deutliche Erhöhung automatisch errechnet wurde. Diese müssen Verantwortliche plausibilisieren. Die Erhöhung zeigt sich auch in der ausgewiesenen Bilanzdifferenz. In der Regel spiegelt sich eine hohe Plausibilität der Planbilanz in einer geringen Bilanzdifferenz der Planbilanz.
Abb. 6. Verkürzte Planbilanz nach manuellen Korrekturen
Nach den notwendigen Korrekturen in der Position "Verbindlichkeiten Kreditinstitute" wurde die geringe restliche Bilanzdifferenz über die Position "Kassenbestand, Bankguthaben" ausgeglichen. Diese manuellen Korrekturen können auch monatliche Entwicklungen betreffen. Als Ergebnis wurde durch die Kombination einer softwaregestützten Hochrechnung und wenigen manuellen Korrekturen eine plausible Planbilanz erstellt, in der die geplante Liquidität ein realistisches Bild widerspiegelt.
Globale Ereignisse unterschiedlichster Art haben teilweise massive Auswirkungen auf die Wirtschaft und damit auf den betrieblichen Planungsprozess. Zusätzliche Veränderungen der Rahmenbedingungen, wie StaRUG (Gesetz über den Stabilisierungs- und Restrukturierungsrahmen für Unternehmen, Gültigkeit seit 01.01.2021), erhöhen die Anforderungen an die betriebliche Planung.
Bei einem ausgeglichenen Verhältnis zwischen Detaillierungsgrad und Zeitrahmen der Planung sollte diese mit geringem Aufwand zu erstellen sein. Der für eine erste Bilanzplanung notwendige Aufwand sollte nicht abschrecken, sondern in Relation zum zukünftigen Nutzen einer Planbilanz durch die deutliche Erhöhung der Transparenz gesehen werden. Moderne Software-Lösungen unterstützen durch zahlreiche Tools eine effiziente Erstellung der Planbilanz.
[1] VUCA-Welt bezeichnet ein schwieriges Unternehmensumfeld, welches durch Volatilität, Unsicherheit, Komplexität (englisch: "complexity") und Ambiguität gekennzeichnet ist.
[2] Vgl. "In guten und in schlechten Zeiten", in: Markt und Mittelstand, April 2021.
letzte Änderung U.M. am 27.06.2022
Autor(en): Ursula Müller
Bild: Bildagentur PantherMedia / Violka08
Frau Ursula Müller
Ursula Müller ist Senior Technology Product Manager beim Softwareanbieter Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland. (Bild: Privat)
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