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Arbeiten mit der Verzeichnis-Rechte-Matrix
Aktualisiert 7. Juni 2018 10:26
Mit Hilfe der Verzeichnis-Rechte-Matrix können Sie für Gruppen
die Zugriffsrechte auf Verzeichnisse (Sicherheit),
die Rechte-Voreinstellung für Dokumente (Ordnerinhalt-Sicherheit) und
die Voreinstellung für Benachrichtigungen (Ordnerinhalt-Benachrichtigungen)
vieler Verzeichnisse bzw. der gesamten Verzeichnisstruktur schnell und bequem in einer Matrix bearbeiten. Anschließend können Sie die Verzeichnis-Rechte-Matrix in den Projektraum importieren.
Hinweis: Alle bisherigen Einstellungen werden beim Import überschrieben. Die Einstellungen für einzelne Teilnehmer bleiben jedoch davon unberührt, da diese in der Matrix nicht bearbeitet werden können.
Exportieren Sie den Bericht "Verzeichnis-Rechte-Matrix". Wie Sie Berichte erstellen bzw. Matrizen exportieren, erfahren Sie unter Berichte und Matrizen exportieren und importieren.
Laden Sie den Bericht herunter und öffnen Sie diesen mit Excel.
Für eine bessere Übersichtlichkeit der Matrix verwenden Sie bitte unser Excel-Makro. Wie Sie das Makro in Excel aktivieren erfahren Sie unter Excel Makros. Alternativ passen Sie die Ansicht wie im Screenshot dargestellt an.
Nun erfolgt die Bearbeitung der Verzeichnis-Rechte-Matrix.
Jeder Ordner wird in der Verzeichnis-Rechte-Matrix mit zwei Zeilen dargestellt:
In der ersten Zeile werden die Zugriffsrechte auf das Verzeichnis eingestellt. Dies sind die Einstellungen auf dem Registerblatt "Sicherheit" in den Verzeichnis-Eigenschaften.
In der zweiten Zeile werden die Voreinstellungen der Zugriffsrechte und Benachrichtigungen für Dokumente definiert. Dies sind die Einstellungen auf den Registerblättern "Ordnerinhalt-Sicherheit" und "Ordnerinhalt-Benachrichtigungen" der Verzeichnis-Eigenschaften.
In der Spalte A muss in der jeweils ersten Zeile eines Ordners immer dessen Ebene in der Verzeichnisstruktur angegeben sein.
Die 3 Zugriffsrechte sind hierarchisch aufgebaut und können deshalb nicht in der gleichen Zelle verwendet werden. Zugriffsrechte und Benachrichtigungen können jedoch in der 2. Zeile eines Ordner in einer Zelle miteinander kombiniert werden. In diesen Fall werden Sie mit einem Unterstrich "_" voneinander getrennt, z.B. siehe Schritt 13 mit der Kombination R_NC.
Folgende Kürzel finden in der Verzeichnis-Rechtematrix Verwendung. Unter Zugriffsrechte für Dokumente finden Sie unsere empfohlenen Rechtekombinationen, ebenso wie im Screenshot für das Beispiel weiter unten.
"Sicherheit" des Ordners / erste Zeile
R Lesen: Sie können das Verzeichnis im Ordnerbaum sehen und auf seine Eigenschaften zugreifen.
W Schreiben: Sie können zusätzlich zu Lesen Dokumente im Verzeichnis anlegen und es kopieren.
F Vollzugriff: Sie können zusätzlich zu Schreiben alle Eigenschaften des Ordners bearbeiten und diesen verschieben oder löschen. Sie können zudem weitere Unterordner anlegen.
"Ordnerinhalt-Sicherheit" für Dokumente / zweite Zeile
R Lesen: Sie können die Eigenschaften einsehen, das Dokument mit dem Viewer betrachten und herunterladen.
W Schreiben: Sie können zusätzlich zu Lesen Versionen anlegen, das Dokument kopieren und die Benachrichtigungen verändern.
F Vollzugriff: Sie können zusätzlich zu Schreiben alle Metadaten des Dokuments bearbeiten, es verschieben und ggf. entsperren.
"Ordnerinhalt-Benachrichtigungen" für Dokumente / zweite Zeile
NC Neuer Inhalt: Gruppen, die mit der Benachrichtigungs-Option "Neuer Inhalt" versehen sind, werden beim Hochladen von Dokumenten als Empfänger in der Nachrichten-Option im An-Empfänger-Feld voreingestellt.
Im Beispiel sind unsere empfohlenen Rechtekombinationen dargestellt:
GRÜN: Vollzugriff (F/F) der Admin-Gruppe Z_Administration auf alle Ordner.
BLAU: Schreibzugriff (W/F) der Gruppe Projektsteuerung auf den Ordner 20 Projektsteuerung: Schreiben für den Ordner + Vollzugriff für Dokumente
GELB: Lesezugriff (R/R) der GU-Gruppe auf den Ordner 30 CAD Richtlinie: Lesen für den Ordner + Lesen für Dokumente
ORANGE: Schreibzugriff mit Benachrichtigung der Gruppe Bauherr auf den Ordner 50 Entscheidungsvorlagen: Schreiben für den Ordner + Vollzugriff und Benachrichtigung Neuer Inhalt für Dokumente.
Nehmen Sie Ihre Änderungen in der Rechtezuordnung vor und speichern Sie die Matrix über "Speichern unter".
Wählen Sie in der Liste unter "Dateityp" das Format "CSV (Trennzeichen getrennt) (*.csv)".
Klicken Sie nun auf "Speichern" und bestätigen Sie die nächste Meldung mit "Ja".
Wenn Sie Excel schließen, werden Sie nochmal gefragt die Datei zu speichern. Da Sie dies bereits gemacht haben, klicken Sie hier auf "Nein".
Im letzten Schritt wird die Verzeichnis-Rechte-Matrix importiert. Wie Sie Berichte importieren können, erfahren Sie unter Berichte und Matrizen exportieren und importieren.
Hinweis: Die Anzahl sowie die Namen der Ordner und Gruppen in der Matrix muss beim Import mit dem Projektraum übereinstimmen. Werden während der Bearbeitung der Verzeichnis-Rechte-Matrix Änderungen in der Verzeichnisstruktur (z.B. Löschen, umbenennen oder hinzufügen eines Ordners) oder bei den Gruppen (z.B. Umbenennen, hinzufügen oder löschen) im Projektraum vorgenommen, müssen diese in der Verzeichnis-Rechte-Matrix übernommen werden. Ist dies nicht der Fall wird der Import fehlschlagen. Bei umfangreichen Änderungen empfehlen wir Ihnen den Bericht nach den Änderungen im Projektraum erneut zu exportieren und die dann aktuelle Matrix zu bearbeiten
Die Änderung der Zugriffsrechte wirkt sich NICHT auf bestehende Dokumente aus. Die Änderung gilt nur für neu eingestellte Dokumente. Wenn Sie die Änderungen auch für bestehende Dokumente übernehmen möchten, müssen Sie diese mit einer Multi-Funktion nachberechtigen.
Hinweis: Sofern Sie in einem neu erstellten Projekt noch keine Verzeichnisse oder Gruppen angelegt haben, können Sie diese durch den Import einer Verzeichnis-Rechtematrix automatisch anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Projektstrukturen mit der Verzeichnis-Rechte-Matrix anlegen.
Verzeichnis Rechte Matrix.XLSB
Projektstrukturen mit der Verzeichnis-Rechte-Matrix anlegen
Verzeichnis-Eigenschaften - Sicherheit: Zugriffsrechte für Ordner
Berichte und Matrizen exportieren und importieren
Verzeichnis-Eigenschaften - Ordnerinhalt-Sicherheit: Zugriffsrechte für Dokumente
Multi-Funktionen - Berechtigungen mehrere Ordner oder Dokumente bearbeiten